Apa itu manajemen pengeluaran? Panduan praktis untuk tim keuangan

Setiap perusahaan membelanjakan uang melalui karyawannya. Seorang manajer penjualan mentraktir klien makan siang, seorang engineer terbang untuk kunjungan lapangan, seorang pimpinan proyek membeli material dalam perjalanan ke kantor. Setiap momen itu menciptakan transaksi keuangan kecil yang harus dicatat, diperiksa, disetujui, diganti dan dibukukan oleh seseorang.

Manajemen pengeluaran (expense management) adalah kumpulan kebijakan, proses dan alat yang digunakan perusahaan untuk melakukan semua itu. Jika dijalankan dengan baik, prosesnya nyaris tidak terasa: karyawan cepat menerima penggantian, manajer menyetujui dengan yakin, dan tim keuangan menutup buku tanpa harus mengejar siapa pun. Jika dijalankan dengan buruk, prosesnya berubah menjadi ritual bulanan berisi struk lecek, tab spreadsheet dan email yang diawali dengan “sekadar mengingatkan”.

Apa saja yang termasuk pengeluaran?

Ketika orang menyebut “pengeluaran”, biasanya yang dimaksud lebih dari satu hal. Proses pengeluaran yang lengkap harus menangani semuanya:

• Reimbursement: karyawan membayar dengan uang pribadi lalu mengajukan penggantian.
• Uang muka (cash advance): perusahaan memberikan dana di awal, untuk perjalanan atau proyek, dan karyawan mempertanggungjawabkannya setelahnya.
• Pengeluaran kartu korporat: perusahaan membayar langsung, tetapi setiap transaksi tetap membutuhkan struk, kategori dan persetujuan.
• Uang harian dan tunjangan: jumlah harian tetap untuk makan, penginapan atau perjalanan, yang ditentukan oleh kebijakan, bukan oleh struk.
• Transportasi: bensin, tol, parkir dan transportasi online, yang sering kali kecil, sering terjadi dan mudah terlewat.

Setiap jenis mengikuti aturan yang sedikit berbeda, tetapi semuanya harus berakhir di tempat yang sama: entri yang sudah diberi kode, disetujui dan terdokumentasi di pembukuan Anda.

Siklus pengeluaran, langkah demi langkah

Apa pun alat yang Anda gunakan, setiap pengeluaran melewati tahapan yang sama:

1. Pencatatan: struk atau transaksi dicatat, idealnya saat pembelian terjadi, bukan tiga minggu kemudian.
2. Kategorisasi: pengeluaran diberi kategori, cost centre, proyek atau klien agar tim keuangan tahu tujuannya.
3. Pemeriksaan kebijakan: batas, persyaratan struk dan kategori yang diizinkan diterapkan, dan duplikasi terdeteksi.
4. Persetujuan: orang yang tepat, berdasarkan nominal, departemen atau entitas, meninjau dan menyetujui.
5. Penggantian: karyawan menerima penggantian, atau uang muka diselesaikan terhadap pengeluaran sebenarnya.
6. Pembukuan: pengeluaran dicatat ke sistem akuntansi beserta struk dan persetujuannya.

Masalah di kebanyakan perusahaan bukanlah salah satu langkah ini hilang. Masalahnya, langkah-langkah itu terjadi di tempat yang berbeda: foto di ponsel, baris di spreadsheet, persetujuan yang terselip di email, transfer bank yang diketik manual. Setiap perpindahan adalah peluang sesuatu hilang, tertunda atau tercatat dua kali.

Mengapa manajemen pengeluaran penting

Pengeluaran karyawan mudah dianggap remeh. Satu per satu, sebagian besar klaim memang kecil. Namun jika digabungkan, jumlahnya menjadi pos nyata di laporan laba rugi dan menyita waktu nyata dari tim Anda.

Pengendalian biaya

Tanpa aturan yang jelas dan diterapkan secara konsisten, pengeluaran cenderung melebar. Kebijakan yang hanya tersimpan di PDF biasanya dijalankan dengan longgar. Ketika batas diperiksa sebelum klaim diajukan, bukan setelah dibayar, pengeluaran di luar kebijakan bisa ditangkap selagi masih bisa diperbaiki.

Kepatuhan dan audit

Otoritas pajak dan auditor ingin melihat struk, tujuan bisnis dan siapa yang menyetujui, untuk setiap baris. Bagi perusahaan di Indonesia, ini juga berarti menyimpan dokumentasi yang benar untuk PPN dan memastikan pengeluaran diklasifikasikan dengan tepat. Menyusun ulang jejak itu di akhir tahun sangat melelahkan. Membangunnya sambil berjalan hampir tanpa biaya.

Pengalaman karyawan

Tidak ada yang senang meminjamkan uang kepada perusahaannya. Jika penggantian memakan waktu berminggu-minggu, karyawan menjadi frustrasi, berhenti mengajukan klaim kecil, atau malah menanggung biaya yang seharusnya bukan tanggungan mereka. Proses yang cepat dan bisa diprediksi adalah bagian kecil namun nyata dari bagaimana orang merasa bekerja di suatu tempat.

Visibilitas bagi tim keuangan

Jika pengeluaran baru muncul di pembukuan setelah tutup bulan, tim keuangan selalu melihat ke belakang. Visibilitas real-time atas apa yang sudah dibelanjakan, apa yang menunggu persetujuan dan apa yang masih terutang membuat perkiraan dan tutup buku jauh lebih mudah.

Tanda proses pengeluaran Anda menghambat

Anda mungkin perlu memikirkan ulang proses pengeluaran jika salah satu hal ini terdengar familier:

• Karyawan mengajukan klaim sekaligus di akhir bulan, atau bahkan di akhir kuartal.
• Tim keuangan menghabiskan berhari-hari mengetik detail struk ke spreadsheet atau sistem akuntansi.
• Struk yang sama diklaim dua kali, dan tidak ada yang menyadarinya sampai jauh kemudian.
• Manajer menyetujui klaim tanpa melihat struknya, karena membuka setiap lampiran terlalu lama.
• Karyawan rutin bertanya, “Pengeluaran saya sudah dibayar belum?”
• Uang muka tetap terbuka berbulan-bulan karena tidak ada yang merekonsiliasinya dengan pengeluaran sebenarnya.

Proses pengeluaran yang baik bukanlah proses di mana tim keuangan menangkap setiap kesalahan. Proses yang baik adalah proses di mana sebagian besar kesalahan tidak mungkin terjadi sejak awal.

Seperti apa manajemen pengeluaran yang baik

Proses terbaik memiliki beberapa prinsip yang sama, berapa pun ukuran perusahaannya:

1. Kebijakan tertulis yang jelas. Batas per kategori, golongan atau negara, ambang wajib struk dan apa yang memang tidak diizinkan. Jika kebijakannya samar, tidak ada alat yang bisa menegakkannya.
2. Pencatatan di sumbernya. Struk difoto atau diteruskan saat diterima, dan datanya dibaca otomatis alih-alih diketik.
3. Pemeriksaan sebelum pengajuan. Pemeriksaan kebijakan, anggaran dan duplikasi berjalan selagi karyawan masih bisa memperbaiki masalahnya, bukan setelah tim keuangan harus menolaknya.
4. Persetujuan yang mengikuti aturan. Klaim diarahkan berdasarkan nominal, cost centre atau entitas, dengan pengingat dan delegasi agar tidak tertahan di kotak masuk seseorang.
5. Penggantian yang cepat dan terjadwal. Klaim yang disetujui dibayar sesuai jadwal yang bisa diprediksi, dengan uang muka diperhitungkan otomatis.
6. Terhubung langsung ke buku besar. Pengeluaran dicatat ke sistem akuntansi dengan setiap struk dan persetujuan tertaut, sehingga pembukuan selalu terkini dan siap diaudit.

Spreadsheet vs. software manajemen pengeluaran

Banyak tim memulai dengan spreadsheet dan email, dan untuk segelintir karyawan cara itu bisa berjalan. Cara itu berhenti berjalan begitu volume bertambah, karyawan sering bepergian, atau perusahaan menambah entitas, mata uang atau lapisan persetujuan. Pada titik itu, beban kerja manual tumbuh lebih cepat daripada jumlah karyawan, dan risiko kesalahan ikut meningkat.

Software khusus tidak mengubah apa yang harus terjadi. Software mengubah di mana hal itu terjadi: dalam satu alur yang terhubung, bukan tersebar di ponsel, kotak masuk dan spreadsheet. Waktu yang kembali ke tim keuangan biasanya menjadi manfaat pertama yang terasa. Kesalahan yang lebih sedikit dan jejak audit yang lebih rapi adalah manfaat yang paling penting dalam jangka panjang.

Cara memulai

Jika Anda ingin memperbaiki proses pengeluaran kuartal ini, mulailah dari sini:

1. Tulis, atau perbarui, kebijakan pengeluaran Anda, termasuk batas dan siapa yang menyetujui apa.
2. Petakan bagaimana satu pengeluaran berpindah hari ini, dari struk hingga buku besar, dan hitung jumlah perpindahannya.
3. Pilih langkah yang paling sering menyebabkan keterlambatan, biasanya pencatatan atau persetujuan, dan perbaiki itu terlebih dahulu.
4. Sepakati jadwal penggantian dan komunikasikan kepada karyawan.
5. Pilih alat yang terhubung ke sistem akuntansi Anda, agar tidak ada yang perlu diketik dua kali.

---

Bagaimana Procapy membantu

Di Procapy, kami membangun Capy Expense untuk menjalankan seluruh siklus ini di satu tempat. Karyawan cukup memfoto struk di aplikasi Capy, dan ProcAI membaca merchant, tanggal, nominal, pajak dan mata uangnya. Kategori, cost centre dan proyek disarankan otomatis, dan kebijakan pengeluaran Anda diperiksa sebelum apa pun diajukan. Manajer menyetujui dari ponsel dengan struk langsung terlihat, dan tim keuangan membayar satu kali proses penggantian yang sudah tercatat ke Dynamics, SAP, Xero, QuickBooks atau ABSS.

Uang muka, pengeluaran kartu korporat dan klaim multi-mata uang semuanya berada dalam alur yang sama, dan sebagian besar tim sudah berjalan dalam waktu kurang dari dua minggu. Jika tutup bulan Anda masih diwarnai dengan mengejar struk, jadwalkan sesi demo dan kami akan menunjukkan seperti apa prosesnya dengan kebijakan Anda sendiri.