Apa itu laporan umur utang (AP ageing)? Cara membaca dan menindaklanjutinya
Selasa pagi, CFO menerima telepon dari pemasok kemasan terbesar Anda. Laporan tagihan mereka menunjukkan saldo Rp64.800.000, sebagian besar sudah berumur lebih dari 60 hari, dan pengiriman berikutnya akan ditahan sampai tagihan itu dibayar. CFO membuka laporan umur utang bulan lalu. Di sana, pemasok yang sama tercatat Rp34.000.000, dan tidak satu rupiah pun lewat jatuh tempo.
Keduanya tidak mungkin sama-sama benar, dan yang benar adalah pemasoknya. Dua invoice senilai Rp30.800.000 masih mengendap di inbox seorang manajer proyek dan tidak pernah diinput. Invoice yang sudah diinput pun tanggal jatuh temponya dihitung dari hari invoice itu diketik ke sistem, bukan dari tanggal invoice, sehingga invoice yang sudah berminggu-minggu umurnya terlihat seolah belum jatuh tempo.
Laporan umur utang (AP ageing report) hanya bisa menampilkan apa yang diketahuinya, dan laporan ini tahu lebih sedikit daripada pemasoknya. Panduan ini menjelaskan apa saja isi laporannya, dari tanggal mana umurnya dihitung, cara membaca dan merekonsiliasinya, di mana laporan ini biasanya keliru dan cara membuatnya bisa diandalkan.
Apa itu laporan umur utang?
Laporan umur utang usaha (accounts payable ageing report atau AP ageing) adalah daftar invoice vendor yang belum dibayar, dikelompokkan berdasarkan berapa lama invoice itu sudah terbuka atau lewat jatuh tempo, per tanggal tertentu. Setiap baris biasanya satu vendor, dan setiap kolom satu rentang umur yang sering disebut bucket: belum jatuh tempo, 1–30 hari, 31–60, 61–90 dan lebih dari 90.
Laporan ini menjawab tiga pertanyaan sekaligus: berapa total utang Anda ke vendor, berapa yang sudah terlambat dan kepada siapa. Kebalikannya adalah laporan umur piutang (AR ageing), yang melakukan hal yang sama untuk tagihan Anda ke pelanggan.
Laporan umur utang adalah rincian di balik satu angka di buku besar: saldo akun kontrol utang usaha. Pada tanggal yang sama, keduanya harus sama. Kalau berbeda, setidaknya salah satunya keliru.
Apa saja isi laporannya
- Tanggal posisi. Laporan ini adalah potret sesaat. Jika dibuat per 31 Oktober, laporan menunjukkan apa yang masih terbuka di akhir hari itu.
- Invoice yang masih terbuka. Setiap invoice vendor yang sudah diposting tapi belum lunas, lengkap dengan tanggal invoice, tanggal jatuh tempo dan sisa yang belum dibayar.
- Pembayaran sebagian dan nota kredit. Diterapkan ke invoice yang dilunasinya, sehingga hanya sisa saldonya yang dihitung umurnya.
- Saldo debit. Uang muka ke vendor, kelebihan bayar dan nota kredit yang belum dipakai, ketika justru vendor yang berutang kepada Anda. Saldo ini harus tampil sebagai baris tersendiri, bukan diam-diam dikompensasikan.
- Rentang umur dan pengelompokan. Biasanya per 30 hari, per vendor, dan dalam grup perusahaan juga per entitas.
Umur berdasarkan tanggal invoice atau tanggal jatuh tempo
Invoice yang sama bisa masuk ke bucket yang berbeda, tergantung dari tanggal mana laporan menghitungnya.
- Berdasarkan tanggal invoice, umurnya adalah jumlah hari sejak invoice diterbitkan. Ini menunjukkan seberapa tua utang Anda, apa pun syarat pembayarannya.
- Berdasarkan tanggal jatuh tempo, umurnya adalah jumlah hari setelah jatuh tempo, dan yang belum jatuh tempo berada di kolomnya sendiri. Ini menunjukkan apa yang terlambat.
Ambil contoh invoice bertanggal 15 September dengan termin 60 hari, sehingga jatuh tempo 14 November. Pada laporan per 31 Oktober, umur berdasarkan tanggal invoice menempatkannya di rentang 31–60 hari, karena sudah berumur 46 hari. Umur berdasarkan tanggal jatuh tempo menempatkannya di kolom “belum jatuh tempo”, dengan sisa 14 hari.
Untuk membayar vendor, gunakan umur berdasarkan tanggal jatuh tempo: vendor dengan termin 60 hari belum terlambat di hari ke-46. Tetap tampilkan tanggal invoice dan tanggal diterima sebagai kolom, karena selisih keduanya menunjukkan invoice yang terlambat sampai ke AP. Dan hitung jatuh tempo dari tanggal yang disebut dalam syarat pembayaran Anda, biasanya tanggal invoice, bukan dari tanggal seseorang sempat menginputnya.
Contoh perhitungan: membaca laporan dan merekonsiliasinya
Berikut ringkasan laporan umur utang sebuah perusahaan menengah per 31 Oktober, berdasarkan tanggal jatuh tempo:
| Hari lewat jatuh tempo | Invoice | Nilai |
|---|---|---|
| Belum jatuh tempo | 42 | Rp612.400.000 |
| 1–30 | 17 | Rp184.750.000 |
| 31–60 | 6 | Rp96.300.000 |
| 61–90 | 2 | Rp41.500.000 |
| Lebih dari 90 | 3 | Rp23.050.000 |
| Total | 70 | Rp958.000.000 |
Sekitar 64% belum jatuh tempo, dan Rp345.600.000 sudah lewat jatuh tempo. Rp184.750.000 di rentang pertama biasanya soal waktu saja: invoice yang menunggu batch pembayaran berikutnya. Tiga invoice yang lebih dari 90 hari adalah masalah yang berbeda. Saldo lama jarang berupa tagihan yang terlupa; biasanya ada sesuatu yang membuatnya tersangkut:
| Lebih dari 90 hari | Mengapa masih terbuka | Nilai |
|---|---|---|
| Vendor logistik | Harga berbeda dari PO, nota kredit sudah diminta | Rp12.400.000 |
| Vendor layanan IT | Duplikat invoice yang sudah dibayar bulan Juli | Rp8.250.000 |
| Kontraktor kebersihan | Ditahan, faktur pajak belum ada | Rp2.400.000 |
| Total | Rp23.050.000 |
Masing-masing butuh orang yang berbeda. Yang pertama butuh procurement untuk mendapatkan nota kredit dari vendor. Yang kedua sebenarnya tidak terutang sama sekali: ini invoice bulan Juli yang diinput untuk kedua kalinya, dan selama belum dibatalkan, invoice ini bisa terbayar dua kali. Yang ketiga menunggu vendor menerbitkan faktur pajak, yang menurut kebijakan Anda wajib ada sebelum pembayaran.
Lalu periksa totalnya terhadap buku besar:
| Rekonsiliasi, 31 Oktober | Nilai |
|---|---|
| Akun kontrol utang usaha, buku besar | Rp971.200.000 |
| Total laporan umur utang | Rp958.000.000 |
| Selisih | Rp13.200.000 |
Selisihnya berasal dari satu jurnal manual: akrual untuk barang yang sudah diterima tapi belum ditagih, yang diposting langsung ke akun kontrol utang usaha, bukan ke akun akrual. Laporan umur utang tidak memuatnya, karena tidak ada invoice di baliknya. Perbaikannya adalah membalik jurnal itu, mempostingnya ke akun akrual dan menghentikan jurnal manual masuk ke akun kontrol sama sekali. Sebelum kedua angka ini sama, tidak satu pun layak masuk ke paket laporan tutup bulan.
Apa yang perlu diperhatikan saat membacanya
- Lewat jatuh tempo per vendor, bukan hanya totalnya. Rp40 juta yang terlambat dan tersebar di tiga puluh vendor adalah masalah proses. Nilai yang sama pada satu pemasok utama adalah risiko pasokan.
- Saldo debit. Vendor dengan saldo debit berutang kepada Anda: uang muka yang belum diselesaikan, nota kredit yang tidak pernah dipakai atau invoice yang terbayar dua kali.
- Trennya. Bandingkan dengan bulan lalu. Saldo terlambat yang terus naik sementara total utang datar berarti batch pembayaran tidak bisa mengejar.
- Apa yang jatuh tempo berikutnya. Kolom belum jatuh tempo, dipecah per minggu, adalah titik awal proyeksi kas bulan depan.
Mengapa laporan umur utang begitu sering keliru
- Invoice yang tidak pernah sampai ke AP. Laporan hanya memuat invoice yang sudah diposting. Tagihan di inbox, laci meja dan chat WhatsApp tidak terlihat sampai pemasoknya menelepon.
- Jatuh tempo dihitung dari tanggal yang salah. Termin yang dihitung dari tanggal input membuat invoice yang terlambat terlihat masih lancar.
- Pembayaran tidak diterapkan. Pembayaran yang dicatat ke vendor tapi tidak dicocokkan ke invoice-nya membuat invoice tetap terbuka di rentang lama, dengan pembayaran yang belum diterapkan di sebelahnya, sehingga vendor itu terlihat lebih terlambat daripada kenyataannya.
- Jurnal manual ke akun kontrol. Buku besar dan laporan umur utang makin menjauh, dan tidak ada yang bisa memastikan mana yang benar.
- Disusun ulang secara manual setiap bulan. Diekspor, dirapikan di spreadsheet dan dikirim beberapa hari kemudian, sehingga yang digambarkannya adalah posisi yang sudah berubah.
Laporan umur utang di Indonesia
- Posting pemotongan pajak ke invoice-nya. Saat PPh 23 dipotong dari pembayaran, nilai yang ditransfer lebih kecil dari total invoice. Jika pemotongannya tidak diposting ke invoice tersebut, sisanya akan tinggal di laporan umur utang tanpa batas waktu, terlihat seperti saldo yang belum dibayar.
- Selesaikan uang muka terhadap invoice akhirnya. Uang muka yang dibayar sebelum pengiriman (uang muka pembelian) tampil sebagai saldo debit. Terapkan masing-masing ke invoice yang menjadi pasangannya, agar tidak ada yang terbuka sendirian.
- Pantau invoice yang menunggu faktur pajak. Invoice yang ditahan karena faktur pajaknya belum ada atau tidak benar terus bertambah umurnya selama menunggu. Beri alasan penahanan tersendiri, agar ada yang menagih vendornya, bukan membiarkan invoice itu diam-diam menua.
- Tampilkan utang valuta asing dalam dua mata uang. Invoice dalam dolar AS atau mata uang lain dijabarkan dengan kurs akhir bulan, sehingga nilai rupiahnya bergerak meskipun belum ada yang dibayar. Hitung umurnya dalam mata uang invoice, dengan nilai rupiah di sebelahnya.
- Satu laporan per PT, dan satu untuk grup. Dalam grup dengan beberapa perusahaan, buat laporan umur utang untuk setiap entitas agar bisa direkonsiliasi ke buku besar entitas itu, dan pisahkan utang antarperusahaan (intercompany) di bagiannya sendiri.
Tanda laporan umur utang Anda perlu dibenahi
Anda mungkin perlu meninjau laporan umur utang Anda jika beberapa hal ini terdengar familier:
- Laporan tagihan dari pemasok sering memuat invoice yang belum pernah Anda lihat.
- Total laporan umur utang tidak sama dengan akun kontrol utang usaha, atau tidak ada yang memeriksanya.
- Bucket di atas 90 hari berisi hal yang sama dengan tiga bulan lalu.
- Ada vendor dengan saldo debit yang tidak bisa dijelaskan siapa pun.
- Invoice yang dibayar setelah dipotong PPh 23 masih menyisakan saldo kecil.
- Laporannya disusun ulang di spreadsheet setiap tutup bulan.
- Tim keuangan baru tahu ada invoice yang terlambat saat vendornya menelepon.
Invoice yang paling terlambat biasanya justru yang tidak ada di laporan.
Cara membuat laporan umur utang Anda bisa diandalkan
- Hitung umur berdasarkan tanggal jatuh tempo. Hitung jatuh tempo dari tanggal yang ditetapkan syarat pembayaran Anda, dan tampilkan tanggal invoice dan tanggal diterima di sebelahnya.
- Catat setiap invoice pada hari invoice itu tiba. Gunakan satu inbox atau portal untuk semua invoice vendor, dan catat masing-masing sebelum ada yang menyetujuinya.
- Terapkan semuanya. Cocokkan setiap pembayaran, nota kredit, uang muka dan pemotongan pajak ke invoice yang dilunasinya, saat diposting.
- Rekonsiliasi ke buku besar setiap tutup bulan. Samakan total laporan dengan akun kontrol utang usaha, jelaskan setiap selisih dan jauhkan jurnal manual dari akun kontrol.
- Beri alasan untuk setiap invoice yang terlambat. Disengketakan, menunggu nota kredit, menunggu faktur pajak, menunggu bukti penerimaan atau ditahan. Invoice tanpa alasan dibayar atau dieskalasi.
- Tinjau invoice tertua bersama procurement setiap bulan. Sengketa biasanya merekalah yang menyelesaikannya dengan vendor.
- Bandingkan dengan laporan tagihan pemasok. Setiap kuartal, periksa laporan tagihan dari pemasok utama terhadap laporan umur utang untuk menemukan invoice yang tidak pernah sampai ke Anda.
- Berhenti menyusunnya secara manual. Hasilkan laporannya sesuai jadwal dari data terkini, sehingga waktu tutup bulan dipakai untuk meninjau, bukan menyusun.
Bagaimana Procapy membantu
Proca to Pay menjaga laporan umur utang tetap lengkap sejak sumbernya. Invoice diterima lewat email, unggahan atau pengajuan vendor pada hari invoice itu tiba, lalu ProcAI membaca vendor, jumlah, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo, syarat pembayaran dan diskon pembayaran lebih awal jika ada. Hitungan waktu dimulai sejak hari diterima, secara terlihat, sehingga invoice tidak bisa mengendap di inbox tanpa disadari. Invoice yang sudah disetujui masuk ke batch pembayaran yang diusulkan Procapy dari apa yang jatuh tempo, yang masih bisa mendapat diskon dan yang sudah lewat jatuh tempo, dan status pembayaran diposting kembali ke ERP Anda terhadap setiap invoice, sehingga laporan umur utang mencerminkan apa yang benar-benar sudah keluar dari bank. Pembayaran yang tidak cocok atau dikembalikan ditandai untuk ditindaklanjuti, dan vendor bisa melihat status invoice mereka sendiri, dari diterima hingga dibayar.
Proca Agents mengambil alih penyusunan bulanan dari tim Anda. Agent menyusun laporan rutin seperti laporan umur utang sesuai jadwal yang Anda tetapkan, misalnya hari kerja terakhir setiap bulan, dan tim meninjau angkanya, bukan membangun spreadsheet-nya. Agent juga bisa menyusun draf balasan untuk vendor dan menagih pertanyaan vendor yang belum dijawab dengan ritme yang Anda pilih, dengan setiap tindakan dicatat beserta alasannya.
Sebagian besar tim sudah berjalan dalam waktu kurang dari dua minggu. Jadwalkan sesi demo dan bawa laporan umur utang serta perkiraan invoice bulan depan Anda, dan kami akan menyusun kalender pembayaran serta proyeksi arus kas keluar secara langsung. Halaman arus kas dan pembayaran menjelaskan lebih lanjut tentang batch pembayaran dan proyeksi kas.