Cara menyusun matriks persetujuan yang tidak memperlambat perusahaan

Setiap perusahaan sudah punya matriks persetujuan. Di sebagian perusahaan, bentuknya kebijakan tertulis yang ditandatangani dan diketahui semua orang. Di perusahaan lain, bentuknya kebiasaan: “kirim saja ke yang biasa tanda tangan”. Keduanya sama-sama menentukan ke mana uang perusahaan mengalir, tetapi hanya satu yang bisa dijelaskan kepada auditor.

Jika matriksnya terlalu longgar, siapa pun bisa mengikat perusahaan pada komitmen apa pun. Jika terlalu ketat, direktur keuangan Anda menghabiskan Senin pagi menyetujui klaim taksi Rp150.000 sementara pembelian Rp400 juta menunggu di belakangnya. Keduanya merugikan, hanya dengan cara yang berbeda.

Panduan ini menjelaskan apa itu matriks persetujuan, apa saja isinya, contoh yang bisa Anda sesuaikan, dan aturan yang membedakan matriks yang berjalan baik dari matriks yang hanya memperlambat semua orang.

Apa itu matriks persetujuan?

Matriks persetujuan (approval matrix) adalah tabel yang menetapkan siapa yang boleh menyetujui transaksi apa, sampai nominal berapa dan dalam urutan apa. Matriks ini adalah bentuk operasional dari delegasi wewenang (delegation of authority): direksi mendelegasikan wewenang kepada manajemen, dan manajemen mendelegasikan sebagian wewenang itu ke tingkat di bawahnya, dengan batas di setiap tingkat.

Matriks yang lengkap menjawab empat pertanyaan untuk setiap pengajuan:

1. Transaksi jenis apa? Klaim pengeluaran, pengajuan pembelian, vendor baru dan pembayaran memiliki risiko yang berbeda.
2. Berapa nominalnya? Ambang batas menentukan berapa tingkat persetujuan yang dibutuhkan.
3. Apa lagi yang berlaku? Cost centre, proyek, entitas, vendor, atau apakah pengajuan melebihi anggaran atau di luar kebijakan.
4. Siapa yang menyetujui, dan dalam urutan apa? Ditetapkan berdasarkan jabatan, berurutan atau paralel, dengan pengganti untuk setiap approver.

Apa saja isi matriks persetujuan

Mulailah dengan mendaftar setiap jenis transaksi yang mengikat atau memindahkan uang perusahaan. Bagi sebagian besar perusahaan, daftarnya meliputi:

• Klaim pengeluaran karyawan dan uang muka
• Pengajuan pembelian dan purchase order
• Invoice vendor, terutama yang tanpa PO
• Pembayaran dan proses pembayaran
• Vendor baru dan perubahan rekening bank vendor
• Kontrak dan komitmen berulang
• Pengalihan anggaran dan belanja modal

Tidak setiap jenis perlu kolomnya sendiri. Banyak perusahaan menggunakan satu matriks untuk pengeluaran (klaim dan pembelian) dan matriks terpisah yang lebih ketat untuk pembayaran, perubahan data vendor dan belanja modal.

Contoh matriks persetujuan

Berikut matriks sederhana untuk pengajuan pembelian di perusahaan menengah. Nominalnya hanya ilustrasi; nominal untuk perusahaan Anda sebaiknya berasal dari data Anda sendiri.

Nilai pengajuan	Approver, berurutan
Sampai Rp5 juta	Kepala departemen
Di atas Rp5 juta, sampai Rp50 juta	Kepala departemen, lalu manajer keuangan
Di atas Rp50 juta, sampai Rp250 juta	Kepala departemen, manajer keuangan, lalu CFO
Di atas Rp250 juta	Kepala departemen, manajer keuangan, CFO, lalu Presiden Direktur

Selain tingkatan nominal, tambahkan syarat yang berlaku berapa pun nominalnya:

• Melebihi anggaran atau di luar kebijakan: tambahkan financial controller ke dalam rantai.
• Dibebankan ke proyek: tambahkan pemilik proyek, agar orang yang bertanggung jawab atas anggarannya melihat pengeluaran sebelum komitmen dibuat.
• Vendor baru: verifikasi vendor oleh procurement harus selesai sebelum PO pertama bisa disetujui.
• Belanja modal: diarahkan ke CFO, berapa pun nominalnya.

Delapan aturan untuk matriks yang berjalan baik

1. Gunakan jabatan, bukan nama

“Kepala Operasional”, bukan “Pak Budi”. Orang berganti jabatan, mengambil cuti dan keluar dari perusahaan. Matriks yang ditulis dengan nama orang akan rusak begitu salah satu dari mereka pergi, dan pengajuan diam-diam menumpuk di belakang seseorang yang sudah tidak ada.

2. Tetapkan ambang batas dari data, bukan dari bagan organisasi

Tarik data pengajuan dua belas bulan terakhir dan lihat sebarannya. Di sebagian besar perusahaan, sejumlah kecil pengajuan besar mencakup sebagian besar nilai, sementara sebagian besar pengajuan berdasarkan jumlah bernilai kecil. Tetapkan ambang batas agar sebagian besar pengajuan cukup disetujui satu approver, dan pejabat senior bisa memusatkan waktunya pada sedikit pengajuan yang benar-benar berisiko. Jika CFO Anda menyetujui ratusan pengajuan kecil setiap bulan, ambang batasnya terlalu rendah dan persetujuan itu sudah menjadi refleks, bukan lagi kontrol.

3. Definisikan arti nominal dengan tepat

Apakah ambang batasnya sebelum atau sesudah PPN? Per invoice, per purchase order, atau selama masa kontrak? Dalam rupiah, atau dalam mata uang asal yang dikonversi dengan kurs yang mana? Setiap ketidakjelasan adalah celah. Tuliskan definisinya di dalam kebijakan.

4. Tutup celah pemecahan pengajuan

Jika Rp50 juta membutuhkan persetujuan CFO, cepat atau lambat seseorang akan mengajukan dua pengajuan masing-masing Rp49 juta. Aturan Anda harus melihat total komitmen kepada vendor yang sama untuk tujuan yang sama, dan seseorang perlu rutin meninjau pengajuan yang nilainya tepat di bawah ambang batas.

5. Terapkan pemisahan tugas

Tidak ada orang yang boleh menjadi approver terakhir atas pengajuannya sendiri. Orang yang membuat atau mengubah data vendor tidak boleh menjadi orang yang menyetujui pembayaran kepada vendor tersebut. Orang yang menyetujui proses pembayaran tidak boleh bisa mengubah rekening bank di dalamnya. Kombinasi inilah yang berada di balik sebagian besar kecurangan internal, dan mudah dicegah jika matriks dirancang dengan mempertimbangkannya.

6. Rencanakan saat approver tidak ada

Setiap approver membutuhkan pengganti. Delegasi selama cuti harus dibatasi waktunya, tercatat, dan tidak pernah diberikan kepada orang yang mengajukan. Tanpa ini, matriks akan berjalan sempurna sampai libur panjang pertama.

7. Beri tenggat untuk setiap persetujuan

Tetapkan target waktu untuk setiap tingkat, misalnya dua hari kerja, dengan pengingat otomatis lalu eskalasi ke tingkat berikutnya atau ke pengganti. Persetujuan yang memakan waktu lebih lama daripada pembeliannya sendiri adalah tanda matriksnya gagal, bukan tanda kontrolnya berjalan.

8. Sediakan jalur darurat, dan tetap tercatat

Ada hal yang memang tidak bisa menunggu. Daripada membiarkan pengajuan mendesak melewati sistem lewat WhatsApp, tetapkan jalur darurat yang singkat dengan justifikasi wajib, dan tinjau setiap penggunaannya setelahnya. Jika orang yang sama menggunakannya setiap bulan, itu perlu dibicarakan.

Matriks persetujuan yang baik bukanlah yang paling banyak tanda tangannya. Matriks yang baik adalah yang setiap tanda tangannya benar-benar berarti seseorang telah mengambil keputusan.

Catatan untuk perusahaan di Indonesia

Bagi sebuah PT, wewenang direksi sendiri memiliki batas. Anggaran dasar sering kali mewajibkan persetujuan Dewan Komisaris atau RUPS untuk transaksi tertentu, seperti mengambil pinjaman besar atau menjaminkan aset perusahaan. Matriks persetujuan Anda harus berada di dalam batas tersebut, jadi periksa kesesuaiannya dengan anggaran dasar dan keputusan direksi atau komisaris yang berlaku sebelum diterbitkan.

Jika grup Anda memiliki beberapa PT, setiap entitas membutuhkan matriksnya sendiri, karena masing-masing memiliki direksi, anggaran dan batas wewenangnya sendiri. Template bersama boleh saja, tetapi persetujuan di satu entitas tidak boleh diam-diam berlaku untuk pengeluaran di entitas lain.

Tanda matriks persetujuan Anda perlu diperbaiki

• Direktur menyetujui klaim kecil yang rutin setiap hari.
• Persetujuan terjadi lewat email dan WhatsApp, dan tidak bisa ditemukan lagi beberapa bulan kemudian.
• Orang sering bertanya kepada tim keuangan, “Ini harus disetujui siapa?”
• Banyak pengajuan bernilai tepat di bawah ambang batas.
• Pengajuan tertahan di approver yang sedang cuti, atau yang sudah keluar dari perusahaan.
• Auditor menemukan pembayaran tanpa bukti siapa yang menyetujuinya.
• Persetujuannya lebih lama daripada pembeliannya.

Lima langkah menyusun atau memperbaiki matriks Anda

1. Daftar setiap jenis transaksi yang mengikat atau memindahkan uang perusahaan, dan tentukan mana yang bisa berbagi satu matriks.
2. Analisis data dua belas bulan: jumlah dan nilai pengajuan per jenis, departemen dan nominal.
3. Susun tingkatan, jabatan dan syaratnya, termasuk pengganti, tenggat dan jalur darurat.
4. Periksa kesesuaiannya dengan anggaran dasar, keputusan direksi atau komisaris, dan aturan pemisahan tugas, lalu mintakan persetujuan direksi.
5. Terbitkan, terapkan di sistem Anda, dan tinjau setiap tahun, atau setiap kali struktur organisasi berubah.

Setelah matriks tertulis, matriks itu juga menjadi aturan main untuk otomasi. Saat Anda mengizinkan AI agent meloloskan persetujuan nominal kecil, matriks inilah yang menentukan batasnya.

---

Bagaimana Procapy membantu

ProcApprove, mesin persetujuan di balik seluruh Procapy, menjalankan matriks Anda persis seperti yang tertulis. Aturannya bisa menggunakan nominal, cost centre, produk, kategori pengeluaran, jenis pengeluaran, proyek, vendor atau atribut lain apa pun yang menjadi dasar kebijakan Anda, dengan tingkat sebanyak yang dibutuhkan, percabangan bersyarat dan rantai yang berbeda per entitas. Mesin yang sama mengarahkan klaim pengeluaran, pengajuan pembelian dan pembayaran, sehingga matriks cukup dikonfigurasi sekali.

Pengajuan diperiksa kelengkapan field, lampiran, batas kebijakan dan anggarannya sebelum masuk ke rantai. Approver bertindak dari ponsel dengan peringatan kebijakan dan anggaran di layar yang sama, dan approver bervolume tinggi bisa meninjau satu batch sekaligus sementara apa pun yang ditandai disisihkan untuk diperiksa satu per satu. Pengingat, delegasi saat cuti dan eskalasi setelah tenggat berjalan sendiri. Jika pengajuan diubah setelah diajukan, rantainya dievaluasi ulang, sehingga persetujuan tidak pernah diam-diam berlaku untuk nominal yang berbeda.

Persetujuan atas pengajuan sendiri, rantai melingkar dan jalur pembayaran oleh satu orang diblokir sejak matriks dikonfigurasi, dan jalur darurat dengan justifikasi wajib menjaga pengajuan mendesak tetap tercatat. Setiap tindakan diberi stempel waktu pada transaksinya, dan auditor bisa diberi akses baca sendiri.

Lihat cara kerja persetujuan di Procapy, atau jadwalkan sesi demo 30 menit. Bawa kebijakan delegasi wewenang Anda dan kami akan mengonfigurasi rantai pertamanya secara langsung.