Apa itu segregation of duties? Cara membagi tugas keuangan saat tim Anda kecil

Saat auditor sebuah distributor alat pertanian di Pekanbaru mengirim management letter, satu temuan diberi prioritas tinggi. Staf AP senior, sembilan tahun di posisinya dan dipercaya semua orang, bisa membuat vendor, mengubah rekening banknya, menginput invoice-nya dan menyiapkan file pembayarannya. Direktur yang melepas pembayaran di internet banking melakukannya berdasarkan daftar dari staf itu, biasanya lewat ponsel di sela rapat, dan staf yang sama merekonsiliasi rekening bank di akhir bulan.

Auditor tidak menemukan kesalahan apa pun. Justru itulah temuannya: seandainya ada yang salah, tidak ada satu pun catatan perusahaan yang akan menunjukkannya.

Segregation of duties, atau pemisahan tugas, adalah kontrol yang menutup celah ini. Panduan ini membahas artinya, tugas-tugas yang harus dipisahkan, contoh pembagiannya di tim keuangan beranggotakan empat orang, apa yang dilakukan saat tim kecil tidak bisa memisahkan semuanya dan cara menerapkannya.

Apa itu segregation of duties?

Pemisahan tugas (segregation of duties, SoD) berarti membagi langkah-langkah sebuah transaksi kepada orang yang berbeda, sehingga tidak ada satu orang pun yang bisa membuat kesalahan atau melakukan kecurangan sekaligus menyembunyikannya. Setiap transaksi melibatkan empat jenis tugas, dan aturan klasiknya adalah satu orang tidak boleh memegang dua di antaranya:

• Otorisasi: menyetujui pengajuan, purchase order, invoice atau pembayaran.
• Penguasaan aset (custody): kendali atas uang atau asetnya sendiri, seperti melepas pembayaran di internet banking atau memegang kas kecil.
• Pencatatan: membukukan transaksi, atau mengubah data master di baliknya, seperti rekening bank vendor.
• Rekonsiliasi: mencocokkan catatan dengan sumber yang independen, seperti rekening koran.

Pemisahan tugas berkaitan dengan matriks persetujuan Anda, tetapi tidak sama. Matriks menentukan siapa boleh menyetujui apa. Pemisahan tugas menentukan tugas mana yang tidak boleh digabungkan oleh orang yang sama, setinggi apa pun wewenangnya. Anda juga akan mendengarnya disebut prinsip empat mata (four-eyes principle) atau maker-checker: satu orang menyiapkan, orang lain memeriksa.

Tugas-tugas yang harus dipisahkan

Inilah kombinasi yang pertama kali dicari auditor di pembelian, pembayaran dan pengeluaran karyawan:

• Membuat vendor dan membayarnya. Orang yang menambahkan vendor atau mengubah rekening banknya tidak boleh menyetujui invoice vendor itu atau menyiapkan pembayarannya. Jika boleh, satu orang bisa membuat vendor lalu membayarnya. Karena itulah onboarding vendor butuh orang kedua.
• Mengajukan dan menyetujui. Tidak ada yang menyetujui pengajuan pembelian atau klaim pengeluarannya sendiri, termasuk manajer senior.
• Menyetujui dan membayar. Orang yang menyetujui invoice atau batch pembayaran bukan orang yang melepas uangnya.
• Menyiapkan dan melepas batch pembayaran. Satu orang menyusun batch pembayaran, orang lain menyetujui dan melepasnya.
• Membayar dan merekonsiliasi. Orang yang melakukan pembayaran tidak boleh menjadi orang yang mencocokkannya dengan rekening koran, karena pembayaran yang tidak disetujui siapa pun bisa tetap tersembunyi.
• Menerima barang dan menyetujui invoice. Gudang mengonfirmasi apa yang tiba dan tim AP mencocokkan invoice dengannya, sehingga orang yang menandatangani penerimaan barang tidak ikut menyetujui tagihannya.
• Memegang kas dan mencatatnya. Pemegang kotak kas kecil tidak sekaligus memegang bukunya atau menghitungnya di akhir bulan.

Contoh kasus: membagi tugas di tim beranggotakan empat orang

Tim keuangan distributor di Pekanbaru tadi terdiri dari empat orang: manajer keuangan, staf AP, staf kas dan piutang, serta seorang akuntan. Staf AP menangani sekitar 260 invoice vendor setiap bulan, senilai sekitar Rp3,8 miliar. Token internet banking milik direktur untuk pembayaran mendesak sudah bertahun-tahun disimpan di laci staf AP.

Sebelum mengubah apa pun, manajer keuangan memeriksa hal paling berisiko yang bisa dilakukan staf AP sendirian: 14 perubahan rekening bank vendor dalam setahun terakhir, yang setelahnya vendor-vendor itu menerima pembayaran Rp1.126.400.000. Setiap perubahan ditelusuri ke surat berkop vendor dan dikonfirmasi lewat telepon, ke nomor dari berkas vendor yang asli. Pemeriksaannya memakan dua hari, dan semua perubahan itu sah. Setelah itu tugas-tugasnya dibagi:

Tugas	Sebelum	Sesudah
Membuat vendor, mengubah rekening	Staf AP	Procurement, disetujui manajer keuangan
Menginput dan mencocokkan invoice	Staf AP	Staf AP
Menyiapkan batch pembayaran	Staf AP	Staf AP
Menyetujui batch pembayaran	Tidak ada	Manajer keuangan
Melepas pembayaran di bank	Direktur, dari daftar AP	Direktur, dari batch yang disetujui
Merekonsiliasi rekening bank	Staf AP	Staf kas
Meninjau perubahan vendor dan rekening	Tidak ada	Manajer keuangan, setiap bulan

Tidak ada yang direkrut, dan staf AP tetap memegang semua pekerjaan yang membutuhkan keahlian AP. Dua tugas dipindahkan dan dua pemeriksaan ditambahkan:

• Perubahan vendor keluar dari AP. Kini procurement yang menginput vendor baru dan perubahan rekening, lalu manajer keuangan menyetujuinya setelah menelepon balik vendor. Staf AP tidak bisa lagi mengubah siapa yang dibayar.
• Batch pembayaran disetujui sebelum dilepas. Manajer keuangan menyetujui batch secara keseluruhan, dan direktur melepas batch itu, bukan sebuah daftar. Token dikembalikan ke direktur, dan direktur kedua didaftarkan di bank sebagai releaser cadangan saat cuti.
• Rekonsiliasi bank pindah ke orang yang tidak membayar. Staf kas mencocokkan setiap pembayaran di rekening koran dengan batch yang disetujui, sehingga pembayaran yang tidak disetujui siapa pun akan terlihat dalam sebulan.
• Perubahan vendor ditinjau setiap bulan. Manajer keuangan memeriksa daftar semua vendor baru dan perubahan rekening, dan pemeriksaan tahun depan cukup satu jam, bukan dua hari.

Mengapa pemisahan tugas sering gagal

• Tim kecil. Empat orang tidak bisa menutup setiap kombinasi, jadi sebagian tugas terpaksa dipegang orang yang sama.
• Cuti dan pengganti. Pengganti diberi akses penuh untuk dua minggu, lalu tetap memegangnya selama dua tahun.
• Akses hanya bertambah. Orang berganti peran tetapi tetap memegang akses lamanya, sehingga staf yang sudah lama bekerja akhirnya bisa melakukan apa saja.
• Login dan token bersama. Login admin yang dipakai bersama, atau token direktur di laci orang lain, membuat tidak ada yang tahu siapa melakukan apa.
• Administrator dan pemilik. Mereka bisa melakukan apa saja, dan tidak ada yang meninjau apa yang mereka lakukan.
• Pembayaran mendesak. Pembayaran darurat melompati setiap langkah, dan tidak ada yang mencatat bahwa langkah itu dilompati.
• Menyetujui sendiri lewat pintu belakang. Klaim milik seorang manajer diajukan oleh asistennya, lalu disetujui oleh manajer itu sendiri sebagai approver sang asisten.
• Aturannya ada di kebijakan, bukan di sistem. Dokumennya menyebut satu orang tidak boleh membuat dan membayar vendor, tetapi sistemnya mengizinkan.

Saat tidak bisa dipisahkan: kontrol pengganti

Di tim kecil, sebagian tugas akan tetap dipegang satu orang. Untuk tugas-tugas itu, tambahkan kontrol pengganti (compensating control): pemeriksaan oleh orang lain, sering kali setelah kejadian, yang akan menangkap apa yang lolos karena tugasnya tidak dipisahkan.

• Tinjau data master. Daftar bulanan vendor baru dan perubahan rekening, ditinjau oleh orang yang tidak membuatnya.
• Baca laporan pengecualian. Pembayaran ke vendor baru, pembayaran ke rekening yang baru diubah, item yang disetujui sendiri dan pembayaran di luar batch, masing-masing ditinjau setiap bulan oleh orang yang ditunjuk.
• Biarkan bank yang memisahkan. Kebanyakan layanan internet banking korporat memungkinkan Anda menyiapkan peran maker, approver dan releaser yang terpisah, masing-masing dengan login dan tokennya sendiri.
• Kirim rekening koran ke direktur. Direktur yang melihat rekening koran langsung, bukan lewat tim keuangan, akan menyadari pembayaran yang tidak pernah dibicarakan.
• Rotasi dan cuti. Orang lain yang mengerjakan tugas itu selama dua minggu dalam setahun akan menemukan apa yang tidak cocok.
• Simpan log yang tidak bisa diubah siapa pun. Jejak audit yang mencatat siapa melakukan apa dan kapan, sehingga tinjauan setelah kejadian punya sesuatu untuk ditinjau.

Pemisahan tugas di Indonesia

• Anggaran dasar dan direksi. Anggaran dasar menentukan siapa yang berwenang mewakili perusahaan, dan bisa mensyaratkan persetujuan Dewan Komisaris untuk transaksi tertentu. Pastikan orang yang melepas pembayaran, dan batas dalam matriks persetujuan Anda, sesuai dengan isinya.
• Peran dan token internet banking. Siapkan peran maker, approver dan releaser yang terpisah di internet banking korporat Anda, dan berikan setiap token kepada satu orang yang namanya jelas. Token yang tersimpan di laci, atau yang diserahkan direktur kepada staf, membatalkan pemisahan yang sudah disediakan bank.
• Perusahaan keluarga. Saat pemilik atau anggota keluarga mengerjakan sebagian besar urusan keuangan, kontrol pengganti yang paling kuat biasanya adalah pemilik sendiri yang meninjau rekening koran dan perubahan vendor, setiap bulan.
• Perusahaan terbuka. Perusahaan terbuka (Tbk) wajib memiliki komite audit dan unit audit internal, dan keduanya akan menguji pemisahan tugas. Bersiaplah diminta bukti, bukan sekadar kebijakan.
• Data pribadi. Klaim pengeluaran dan berkas vendor menyimpan data pribadi, seperti rekening bank dan nomor identitas karyawan, yang dilindungi UU PDP. Batasi siapa yang bisa melihatnya berdasarkan peran, sebagai bagian dari pekerjaan yang sama.

Tanda pemisahan tugas Anda perlu dibenahi

Kemungkinan besar pembagian tugas di tim Anda perlu ditinjau jika beberapa hal ini terdengar familier:

• Satu orang bisa membuat vendor sekaligus membayarnya.
• Ada orang di tim keuangan yang bisa menyetujui klaim pengeluarannya sendiri.
• Token internet banking dipakai bersama, atau dipegang orang lain selain pemiliknya.
• Orang yang melakukan pembayaran juga merekonsiliasi rekening bank.
• Tidak ada yang meninjau perubahan rekening bank vendor.
• Orang yang sudah berganti peran masih memegang akses lamanya.
• Pembayaran mendesak melompati persetujuan tanpa meninggalkan catatan.
• Aturan pemisahan tugas Anda ada di dokumen kebijakan, tetapi tidak di sistem.

Pemisahan tugas tidak menganggap siapa pun tidak jujur; pemisahan tugas memastikan tim yang jujur bisa membuktikannya.

Cara menerapkan pemisahan tugas

1. Daftar tugas-tugasnya. Untuk pembelian, pembayaran, pengeluaran karyawan dan kas, tuliskan siapa yang mengajukan, menyetujui, mencatat, membayar dan merekonsiliasi.
2. Petakan siapa yang benar-benar bisa melakukan apa. Berdasarkan akses sistem dan bank, bukan berdasarkan uraian jabatan. Masukkan login admin, token dan pengganti.
3. Tandai konfliknya. Periksa setiap orang terhadap kombinasi di atas.
4. Pindahkan yang bisa dipindahkan. Sering kali tanpa merekrut: perubahan vendor ke procurement atau manajer keuangan, rekonsiliasi bank ke orang yang tidak membayar.
5. Tutup sisanya dengan kontrol pengganti. Untuk setiap konflik yang tetap ada, tetapkan tinjauannya, laporan yang dipakai, siapa yang mengerjakan dan seberapa sering.
6. Masukkan aturannya ke sistem. Atur peran sehingga tugas yang bertentangan diblokir, bukan sekadar tidak dianjurkan, dan ganti login bersama dengan login pribadi.
7. Rencanakan untuk cuti. Tunjuk pengganti yang tidak menimbulkan konflik baru, dan cabut aksesnya saat masa penggantian berakhir.
8. Tinjau akses secara rutin. Misalnya setiap kuartal, dan setiap kali ada yang bergabung, berganti peran atau keluar.

---

Bagaimana Procapy membantu

Di Procapy, pemisahan tugas adalah aturan konfigurasi, bukan pengingat di dokumen kebijakan. Siapa yang bisa membuat, siapa yang bisa menyetujui, siapa yang bisa melepas pembayaran dan siapa yang bisa mengubah rekening bank vendor adalah peran yang terpisah, dan sistem mencegah orang yang sama memegang peran yang bertentangan dalam satu transaksi. Pengaju tidak pernah bisa menjadi approver terakhir untuk pengajuannya sendiri, dan ProcApprove memblokir persetujuan sendiri, rantai yang berputar dan jalur pembayaran satu orang saat rantainya dikonfigurasi. Orang yang membuat vendor tidak bisa menyetujui invoice-nya, dan setiap perubahan rekening bank vendor membutuhkan persetujuan terpisah dari orang selain yang melakukan perubahan.

Di Proca to Pay, rekening bank di setiap pembayaran diperiksa terhadap data master vendor yang terverifikasi sebelum file pembayaran dibuat, pembayaran ke rekening yang berubah setelah invoice disetujui ditahan sampai perubahannya disetujui, dan pelepasan pembayaran membutuhkan otorisasi ganda. Di Capy Expense, tidak ada yang bisa menyetujui klaimnya sendiri. Proca Agents hanya bertindak dalam batas wewenang yang Anda tetapkan, dan pelepasan pembayaran tetap di tangan orang-orang dalam matriks persetujuan Anda.

Setiap tindakan dicatat beserta siapa yang melakukannya dan kapan, dalam jejak audit yang tidak bisa diubah siapa pun, termasuk administrator. Konfigurasi peran dan setiap perubahannya tersimpan di log yang sama, sehingga Anda bisa menunjukkan bahwa kontrolnya memang ada, bukan sekadar direncanakan. Override dicatat beserta nama dan alasannya, laporan pengecualian mencakup apa pun yang disetujui sendiri dan auditor bisa mendapat akses hanya-baca mereka sendiri. Kebanyakan tim sudah live dalam waktu kurang dari dua minggu. Halaman fraud & risiko dan audit membahas kontrol-kontrolnya lebih rinci. Jadwalkan sesi demo 30 menit, bawa kebijakan delegasi wewenang Anda, dan kami akan mengonfigurasi rantai persetujuan pertama secara langsung.