Cara membebankan biaya intercompany antar-PT dalam satu grup agar kedua sisi cocok

Pada hari kerja ketiga tutup buku September, group controller sebuah produsen makanan mencoba mengeliminasi saldo antarperusahaan. Grup ini punya tiga PT: perusahaan induk di Jakarta, yang mempekerjakan tim keuangan, HR dan IT bersama serta membayar biaya-biaya untuk seluruh grup, sebuah pabrik di Pasuruan dan sebuah perusahaan distribusi. Buku besar perusahaan induk mencatat pabrik berutang Rp1.284.600.000. Buku besar pabrik mencatat utangnya Rp1.031.850.000.

Selisihnya, Rp252.750.000, butuh delapan hari kerja dan utas email yang panjang untuk dijelaskan. Tidak ada kecurangan di dalamnya, dan hampir tidak ada yang salah. Isinya tagihan balik: biaya yang dibayar perusahaan induk untuk pabrik, ditagihkan di menit terakhir, dibagi dengan dasar yang tidak pernah disetujui pabrik dan dicatat kedua perusahaan di bulan yang berbeda.

Setiap grup yang punya lebih dari satu perusahaan pasti punya tagihan balik antarperusahaan (intercompany recharge). Panduan ini membahas apa itu, bagaimana alur tagihan balik dari biaya sampai pelunasan, contoh rincian Rp252.750.000 tadi, mengapa tagihan balik sering bermasalah dan detailnya di Indonesia: PT yang terpisah, pengawasan transaksi pihak afiliasi dan pajak atas setiap tagihan.

Apa itu tagihan balik antarperusahaan?

Tagihan balik antarperusahaan adalah tagihan dari satu perusahaan dalam grup kepada perusahaan lain, untuk biaya yang dibayar perusahaan pertama tetapi manfaatnya dinikmati perusahaan kedua. Yang paling umum:

• Layanan bersama (shared services): tim keuangan, HR, IT atau legal yang dipekerjakan satu perusahaan dan bekerja untuk semuanya.
• Pembelian grup: lisensi software, asuransi, biaya audit atau kontrak yang dibeli sekali untuk seluruh grup.
• Biaya karyawan atas nama perusahaan lain: perjalanan dinas dan pengeluaran karyawan satu perusahaan saat bekerja untuk perusahaan lain.
• Penugasan (secondment): staf yang digaji satu perusahaan tetapi bekerja penuh waktu di perusahaan lain.

Tagihan balik dihitung dengan salah satu dari tiga cara, dan cara mana yang dipakai berpengaruh pada pajaknya:

• Sebesar biayanya: biaya dari pihak ketiga diteruskan apa adanya, tanpa margin, didukung invoice aslinya.
• Biaya ditambah margin: untuk jasa yang diberikan satu perusahaan kepada perusahaan lain, dengan harga seperti yang akan dikenakan penyedia yang tidak berelasi.
• Dengan dasar alokasi: biaya bersama dibagi berdasarkan jumlah karyawan, jumlah pengguna, pendapatan atau luas ruangan.

Saat grup menyusun laporan konsolidasi, tagihan balik saling meniadakan: piutang satu perusahaan adalah utang perusahaan lainnya. Rekonsiliasi intercompany memastikan kedua sisi cocok, dan eliminasi menghapusnya dari laporan grup. Keduanya hanya berhasil jika kedua perusahaan mencatat nominal yang sama di periode yang sama.

Alur tagihan balik yang seharusnya, langkah demi langkah

1. Sepakati di awal. Apa yang akan ditagihkan, dengan dasar apa dan seberapa sering, dalam perjanjian tertulis antarperusahaan.
2. Tandai di sumbernya. Saat biaya dibayar, catat perusahaan mana yang menerima manfaat, langsung di invoice atau klaim pengeluarannya.
3. Hitung. Terapkan dasar yang disepakati: biaya sebenarnya, biaya ditambah margin yang disepakati atau dasar alokasi yang disepakati.
4. Tagihkan. Perusahaan yang membayar menerbitkan invoice kepada perusahaan penerima manfaat, lengkap dengan bukti dan dokumen pajak yang dibutuhkan.
5. Catat di kedua sisi pada periode yang sama. Perusahaan penerima manfaat mencatat utangnya di bulan yang sama dengan saat perusahaan pembayar mencatat piutangnya.
6. Lunasi. Perusahaan penerima manfaat membayar sesuai termin yang disepakati, seperti membayar vendor lain.
7. Rekonsiliasi dan eliminasi. Di akhir bulan, kedua saldo cocok, setiap selisih dicatat beserta penyebab dan tanggalnya, dan grup mengeliminasi saldonya saat konsolidasi.

Contoh kasus: Rp252.750.000, baris demi baris

Berikut yang akhirnya ditemukan group controller di balik selisih kedua buku besar:

Pos rekonsiliasi	Rp ribu
Layanan bersama September, dicatat pabrik di bulan Oktober	148.500
Asuransi, dibagi berbeda oleh kedua sisi	54.000
Tiga perjalanan yang menurut pabrik bukan untuknya	36.900
Pembayaran dalam perjalanan	13.350
Selisih	252.750

• Layanan bersama, Rp148.500.000. Perusahaan induk menagihkan layanan keuangan, HR dan IT bulan September pada 30 September. Invoice-nya sampai ke tim AP pabrik pada 3 Oktober, dan dicatat di bulan Oktober. Nominalnya sama, bulannya berbeda.
• Asuransi, Rp54.000.000. Perusahaan induk memperpanjang asuransi properti dan armada grup lalu membagi preminya berdasarkan pendapatan, sehingga bagian pabrik Rp95.400.000. Pabrik sudah mengakrualkan Rp41.400.000, bagiannya menurut pembagian tahun lalu yang berdasarkan jumlah karyawan. Tidak ada yang menyepakati dasar alokasi mana yang berlaku tahun ini.
• Perjalanan dinas, Rp36.900.000. Tiga perjalanan direktur operasional grup, dengan tiket pesawat, hotel dan mobil sewaan, ditagihkan ke pabrik. Menurut pabrik, perjalanan itu ke gudang perusahaan distribusi. Klaim pengeluarannya dikodekan ke cost centre perusahaan induk sendiri, sehingga saat itu tidak ada yang mencatat perjalanan itu untuk perusahaan mana.
• Uang dalam perjalanan, Rp13.350.000. Pabrik membayar tagihan balik sebelumnya pada 30 September, dan bank perusahaan induk baru mengkreditkannya pada 1 Oktober. Ini selisih waktu yang wajar, dan satu-satunya pos yang memang seharusnya ada di daftar ini.

Hanya pos terakhir yang wajar. Tiga lainnya berasal dari prosesnya: tagihan balik yang diterbitkan di hari terakhir periode, dasar alokasi yang tidak pernah disepakati dan biaya yang tidak ditandai saat dibayar. Masing-masing hanya butuh beberapa menit untuk dicatat dengan benar saat biayanya terjadi, tetapi butuh berhari-hari untuk diurai di akhir kuartal.

Mengapa tagihan balik antarperusahaan sering bermasalah

• Tagihan balik dihitung per kuartal atau per tahun. Dari spreadsheet dan ingatan, lama setelah biayanya dibayar, saat tidak ada lagi yang ingat sebuah perjalanan untuk siapa.
• Perusahaan penerima manfaat baru tahu dari invoice-nya. Perusahaan itu tidak pernah menyetujui tagihannya, jadi menyanggahnya, atau mencatatnya terlambat sambil bertanya-tanya.
• Dasar alokasi yang tidak pernah disepakati atau diperbarui. Jumlah karyawan dari dua tahun lalu, atau pendapatan di perhitungan satu perusahaan dan jumlah karyawan di akrual perusahaan lainnya.
• Cut-off yang berbeda. Satu sisi mencatat berdasarkan tanggal invoice, sisi lain berdasarkan tanggal invoice diterima.
• Biaya dikodekan ke perusahaan pembayar. Invoice atau klaim pengeluaran dicatat ke cost centre perusahaan pembayar sendiri, dan tagihan baliknya harus direkonstruksi belakangan.
• Tidak ada perjanjian atau bukti. Saat kantor pajak atau auditor menanyakan jasa apa yang diberikan, tidak ada yang bisa menunjukkannya.
• Pelunasan informal. Saldo saling dikompensasikan, atau satu perusahaan membayar vendor perusahaan lain, tanpa dokumen yang bisa ditelusuri kedua pihak.

Tagihan balik antarperusahaan di Indonesia

• Setiap PT adalah wajib pajak sendiri. Setiap PT dalam grup punya NPWP, pembukuan dan SPT-nya sendiri, sehingga tagihan balik adalah transaksi antara dua wajib pajak, dengan invoice dan dokumen pajak, bukan sekadar jurnal internal.
• Pengawasan transaksi pihak afiliasi. Untuk tagihan antarperusahaan yang memiliki hubungan istimewa, kantor pajak bisa menanyakan apakah jasanya benar-benar diberikan, apakah perusahaan yang membayar benar-benar mendapat manfaat dan apakah harganya sama dengan yang akan disepakati pihak yang tidak berelasi. Simpan perjanjiannya, dasar alokasinya dan bukti di balik setiap tagihan, seperti laporan pemakaian, daftar jumlah karyawan dan tujuan perjalanan, lalu pastikan kewajiban dokumentasi Anda bersama konsultan pajak.
• PPN dan pemotongan pajak bergantung pada jenis tagihannya. Jasa dengan margin, penerusan biaya dari pihak ketiga dan biaya bersama yang dibagi dengan dasar alokasi bisa diperlakukan berbeda. Apakah sebuah tagihan balik dikenai PPN, sehingga membutuhkan faktur pajak agar PT penerima bisa mengkreditkan PPN masukannya, dan apakah PPh 23 dipotong, sebaiknya disepakati bersama konsultan pajak untuk setiap jenis tagihan balik, lalu diterapkan dengan cara yang sama setiap kali.
• Tagihan dari perusahaan grup di luar negeri. Management fee dari induk di Singapura, misalnya, bisa membawa pemotongan pajak (PPh 26, dengan kemungkinan berlakunya tax treaty) dan PPN atas jasa yang dimanfaatkan dari luar negeri. Tagihan seperti ini biasanya dalam mata uang asing, jadi catat kurs yang dipakai dan selisih kursnya di pembukuan PT di Indonesia.
• Konsolidasi. Grup yang menyusun laporan keuangan konsolidasian mengeliminasi saldo dan transaksi antarperusahaan, sehingga kedua PT harus mencatat setiap tagihan balik di periode yang sama, dengan nominal yang sama.

Tanda tagihan balik antarperusahaan Anda perlu dibenahi

Anda mungkin perlu meninjau cara grup Anda menagihkan biaya antarperusahaan jika beberapa hal ini terasa akrab:

• Saldo antarperusahaan tidak cocok di akhir bulan, dan selisihnya baru dijelaskan di akhir kuartal.
• Tagihan balik dihitung sekali per kuartal atau sekali per tahun, di spreadsheet.
• Anak perusahaan menyanggah tagihan balik setelah invoice-nya terbit.
• Tidak ada yang tahu dasar alokasi mana yang dipakai, atau kapan terakhir diperbarui.
• Staf yang bekerja untuk perusahaan lain mengklaim pengeluarannya ke perusahaannya sendiri, dan tidak ada yang mencatat perusahaan mana yang mendapat manfaat.
• Tidak ada perjanjian tertulis untuk layanan bersama.
• Saldo diselesaikan dengan saling mengompensasikan.

Tagihan balik yang disepakati di awal dan ditandai di sumbernya adalah jadwal. Tagihan balik yang baru dihitung di akhir tahun adalah negosiasi.

Cara menyiapkan tagihan balik antarperusahaan

1. Tuliskan apa saja yang ditagihkan. Daftarkan setiap jenis tagihan balik, cara penghitungannya (sebesar biaya, biaya ditambah margin atau dengan dasar alokasi) dan seberapa sering ditagihkan, dalam perjanjian antarperusahaan yang ditandatangani setiap perusahaan.
2. Sepakati dasar alokasi setahun sekali. Pilih satu dasar untuk setiap biaya bersama, seperti jumlah karyawan, jumlah pengguna atau pendapatan, dokumentasikan angka di baliknya dan perbarui pada tanggal yang tetap.
3. Tandai perusahaan penerima manfaat di sumbernya. Saat invoice atau klaim pengeluaran dimasukkan untuk kepentingan perusahaan lain, catat perusahaan pembayar dan perusahaan penerima manfaat saat itu juga.
4. Tagihkan setiap bulan, sesuai kalender. Terbitkan tagihan balik paling lambat pada hari kerja tertentu sebelum akhir bulan, agar perusahaan penerima bisa mencatatnya di bulan yang sama. Masukkan pencocokan saldo antarperusahaan ke checklist tutup buku Anda.
5. Biarkan perusahaan penerima menyetujuinya. Tagihan balik yang lebih besar masuk ke pemilik anggaran di perusahaan penerima sebelum ditagihkan, lewat matriks persetujuan Anda, sehingga sanggahan diselesaikan sebelum apa pun dicatat.
6. Rekonsiliasi setiap bulan. Cocokkan saldo pada hari kerja awal, dan catat sisa selisihnya, seperti uang dalam perjalanan, beserta tanggal dan penyebabnya.
7. Lunasi dengan transfer, sesuai termin. Bayar tagihan balik seperti invoice vendor lainnya, bukan dengan saling mengompensasikan saldo secara informal, dan simpan dokumen yang bisa ditelusuri kedua pihak.

---

Bagaimana Procapy membantu

Procapy memberi setiap entitas hukum mata uang, kebijakan, aturan pajak dan rantai persetujuannya sendiri, lalu memberi grup satu tampilan terkonsolidasi atas semuanya. Setiap transaksi membawa entitasnya sebagai dimensi, sehingga tampilan grup dan tampilan entitas adalah data yang sama, bukan dua rekonsiliasi yang terpisah.

Saat karyawan di satu entitas mengeluarkan biaya atas nama entitas lain, Capy Expense menandai transaksinya dengan entitas yang membayar dan entitas yang menerima manfaat sejak saat pengajuan. Procapy menyusun jadwal tagihan baliknya dari tanda tersebut, sehingga saldo antarperusahaan dibangun dari transaksi yang sudah ditandai, bukan direkonstruksi di akhir kuartal. ProcAI mengekstrak VAT, GST atau PPN dari struk maupun invoice, setiap entitas membawa kode pajak dan aturan pengkreditannya sendiri, dan kewajiban pemotongan pajak atas invoice vendor ditandai di mana rezim lokal mewajibkannya.

Tim AP pusat atau tim shared service bisa memproses semua entitas dari satu ruang kerja, dengan data vendor yang dibagikan ke seluruh grup atau disimpan per entitas. Pemisahan tugas diberlakukan di dalam setiap entitas maupun lintas entitas, dan setiap pengajuan, persetujuan dan pembayaran tercatat beserta entitasnya dalam satu jejak audit. Halaman perusahaan multinasional membahas selebihnya. Jadwalkan sesi demo 30 menit, bawa daftar entitas Anda dan tagihan balik yang paling sering memicu perdebatan, dan kami akan mengonfigurasi dua entitas Anda secara langsung.