Selasa, 13 Oktober 2026

Cara mendeteksi fraud reimbursement: tanda bahaya dalam klaim karyawan

Procapy Team

Seorang auditor internal di sebuah perusahaan distribusi di Surabaya mengambil dua puluh klaim pengeluaran sebagai sampel rutin. Salah satunya klaim taksi Rp96.000 tanpa struk, dan kebijakan memperbolehkannya: struk baru wajib dilampirkan di atas Rp100.000. Karena penasaran, sang auditor menarik semua klaim lain dari supervisor sales yang sama selama setahun.

Hasilnya 212 klaim taksi dengan total Rp19,4 juta, semuanya antara Rp85.000 dan Rp99.000 dan tidak satu pun disertai struk. Semuanya disetujui oleh atasan yang sama, biasanya pada hari klaim itu diajukan. Pada 11 hari di antaranya, sistem HR mencatat supervisor itu sedang cuti tahunan.

Setiap klaim lolos dari semua aturan dalam kebijakan. Masalahnya baru terlihat ketika seseorang melihat semuanya sekaligus. Fraud reimbursement jarang berupa satu klaim besar. Bentuknya nominal kecil yang berulang dan disesuaikan agar lolos dari pemeriksaan yang benar-benar dijalankan perusahaan. Panduan ini membahas jenis-jenisnya, tanda bahayanya, sebuah contoh kasus, apa yang perlu dilakukan jika Anda menemukan sesuatu dan kontrol yang membuatnya sulit dilakukan sejak awal.

Apa itu fraud reimbursement?

Fraud reimbursement, atau kecurangan klaim pengeluaran (expense fraud), adalah tindakan karyawan yang dengan sengaja mengklaim uang dari perusahaan yang sebenarnya bukan haknya. Bentuknya bisa berupa pengeluaran yang tidak pernah terjadi, pengeluaran nyata yang diklaim lebih besar dari biaya sebenarnya, pengeluaran yang sama yang diklaim dua kali dan pengeluaran pribadi yang diajukan sebagai biaya bisnis.

Kata kuncinya adalah “dengan sengaja”. Sebagian besar klaim yang salah hanyalah kekeliruan: angka yang salah ketik, struk yang terlampir di baris yang salah, aturan yang tidak pernah dijelaskan. Kebijakan pengeluaran yang baik membuat kekeliruan seperti itu mudah dihindari dan mudah diperbaiki. Fraud adalah kelompok klaim yang lebih kecil, yang memang dirancang untuk lolos dari kebijakan itu. Dari satu klaim saja, keduanya sering tidak bisa dibedakan. Karena itu, respons yang tepat terhadap tanda bahaya (red flag) adalah pertanyaan, bukan tuduhan.

Fraud reimbursement berkaitan erat dengan pembayaran ganda di AP, dan sebagian kontrolnya sama. Bedanya, pihak di seberang adalah karyawan Anda sendiri, dan nominalnya cukup kecil sehingga tidak ada yang memeriksa dua kali.

Empat jenis fraud reimbursement yang paling umum

Pengeluaran fiktif. Klaim untuk pengeluaran yang tidak pernah terjadi: struk makan yang sebenarnya dibayar orang lain, kuitansi kosong yang diisi sendiri oleh karyawan, e-receipt yang sudah diedit atau, seperti di Surabaya, klaim kecil tanpa struk sama sekali.
Pengeluaran yang digelembungkan. Pengeluarannya memang terjadi, tetapi klaimnya lebih besar: ongkos yang dibulatkan ke atas, nominal struk yang diubah, merchant yang dibujuk menuliskan angka lebih tinggi atau biaya kilometer untuk rute yang lebih jauh dari yang sebenarnya ditempuh.
Klaim duplikat dan klaim yang dipecah. Struk yang sama diklaim di dua laporan, oleh dua rekan kerja yang makan bersama, atau dibayar dengan kartu korporat lalu diklaim lagi sebagai reimbursement. Atau satu pembelian dipecah menjadi dua klaim agar tetap di bawah ambang wajib struk atau batas persetujuan.
Pengeluaran pribadi yang diklaim sebagai biaya bisnis. Makan malam keluarga yang dikodekan sebagai jamuan klien, akhir pekan yang ditambahkan ke masa menginap untuk konferensi, belanja kebutuhan rumah yang diklaim sebagai perlengkapan kantor atau bahan bakar pada minggu tanpa perjalanan dinas.

Tanda bahaya pada satu klaim

Sebagian tanda peringatan sudah terlihat dari satu klaim, asalkan approver melihat struknya:

Nominal klaim tidak sama dengan struk. Tanda bahaya yang paling umum, dan yang paling mudah diperiksa.
Angka bulat di tempat yang biasanya tidak bulat. Argo taksi atau tagihan restoran jarang pas Rp200.000, walaupun bahan bakar yang dibeli per nominal bisa saja pas.
Struk yang tidak terlihat asli. Tangkapan layar (screenshot) alih-alih e-receipt aslinya, angka dengan jenis huruf yang berbeda dari bagian lain struk atau kuitansi tulisan tangan dari merchant yang biasanya mencetak struk.
Tanggal dan tempat yang tidak cocok. Akhir pekan, hari libur nasional, hari saat karyawan sedang cuti atau restoran di Jakarta selama perjalanan dinas ke Medan.
Jumlah orang di meja yang tidak masuk akal. Jamuan klien tanpa daftar peserta, atau enam tamu yang dicantumkan pada tagihan yang hanya cukup untuk dua orang, sehingga nominal per orang tetap di bawah batas.
Merchant tanpa alasan bisnis yang jelas, seperti supermarket, toko pakaian dan apotek, tanpa penjelasan apa pun di klaimnya.

Tanda bahaya lintas banyak klaim

Tanda lainnya baru muncul ketika Anda melihat klaim seorang karyawan secara bersamaan, selama beberapa bulan:

Nominal yang menumpuk tepat di bawah ambang batas, seperti klaim taksi di Surabaya.
Nomor struk yang berurutan dari merchant yang sama, padahal berselang beberapa minggu. Restoran yang ramai mengeluarkan ratusan struk dalam seminggu, jadi nomor yang berurutan lebih mengarah ke satu buku kuitansi daripada serangkaian acara makan.
Tulisan tangan yang sama pada kuitansi dari merchant yang berbeda.
Klaim yang menonjol dibandingkan riwayat karyawan itu sendiri, atau dibandingkan rekan-rekannya. Pengeluaran yang naik dua kali lipat dari satu kuartal ke kuartal berikutnya, atau dua kali lebih besar daripada rekan dengan jabatan dan wilayah yang sama.
Surat pernyataan kehilangan struk dari orang yang sama, berulang kali.
Approver yang sama, menyetujui dengan cepat. Setiap klaim dari satu karyawan disetujui oleh satu atasan dalam hitungan menit, dan tidak pernah dipertanyakan.

Contoh kasus: satu bulan, lima baris

Seorang manajer sales regional mengajukan laporan pengeluaran bulan September. Approver melihat total Rp4.036.000, masih dalam anggaran bulanan, lalu menyetujuinya. Berikut laporan yang sama, dengan setiap baris dibandingkan dengan struknya:

Baris (Rp ribu)	Struk	Diklaim	Selisih
Taksi ke klien, 1 Sep	86	86	0
Hotel di Malang, 2 malam	1.700	1.700	0
Makan siang, 3 Sep	180	810	630
Jamuan klien, 5 Sep	1.240	1.240	0
Taksi ke bandara, 11 Sep	162	200	38
Total	3.368	4.036	668

Tiga baris perlu dipertanyakan:

Makan siang, lebih Rp630.000. 180 yang terketik menjadi 810 adalah kasus klasik angka yang tertukar posisinya, dan bisa jadi memang salah ketik. Hanya struknya yang memperlihatkan selisih itu. Minta koreksi, dan catat apakah hal ini terulang.
Taksi ke bandara, lebih Rp38.000. Angka bulat Rp200.000 diklaim untuk struk senilai Rp162.000. Nominalnya kecil, tetapi layak ditanyakan sejak pertama kali, sebelum menjadi kebiasaan.
Jamuan klien, tanpa selisih. Nominalnya cocok, tetapi 5 September jatuh pada hari Sabtu dan klaimnya tidak mencantumkan peserta. Tanyakan siapa yang hadir dan apa tujuannya.

Dua dari lima baris melebihi struknya, dengan total Rp668.000: hampir seperlima lebih besar dari yang didukung struk. Semua ini belum membuktikan adanya fraud. Yang terbukti adalah tidak ada yang membandingkan klaim dengan struknya sebelum menyetujui. Satu laporan seperti ini cukup dibicarakan. Dua belas bulan laporan seperti ini adalah sebuah pola.

Fraud reimbursement di Indonesia

Beberapa hal setempat memengaruhi di mana fraud bersembunyi dan bagaimana Anda menanganinya:

Kuitansi dan nota tulisan tangan. Pedagang kecil, bengkel dan sopir sering menulis kuitansi dengan tangan, dan sebagian bersedia memberikan kuitansi kosong atau menuliskan angka yang lebih tinggi jika diminta. Terima kuitansi tulisan tangan hanya sampai nominal tertentu, minta cap toko atau nomor telepon merchant dan anggap kuitansi tulisan tangan yang terus-menerus datang dari satu karyawan sebagai tanda bahaya tersendiri.
E-receipt, bukan screenshot. Struk dari aplikasi transportasi online, maskapai dan toko online dikirim lewat email atau tersedia di aplikasi. Screenshot mudah diedit; email yang diteruskan atau PDF yang diunduh jauh lebih sulit diubah.
Jamuan klien memang memerlukan daftar tamu. Agar biaya entertainment bisa dibebankan sebagai pengurang penghasilan bruto untuk PPh Badan, perusahaan umumnya perlu membuat daftar nominatif berisi nama, jabatan dan perusahaan para tamu, serta tujuan bisnisnya. Meminta daftar peserta di setiap klaim jamuan klien membantu pelaporan pajak sekaligus membuat makan malam pribadi lebih sulit diloloskan.
Ikuti peraturan perusahaan Anda. Peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama (PKB) biasanya mengatur apa yang termasuk pelanggaran serius dan tahapan sanksi disiplinnya. Kasus yang ditangani di luar prosedur itu bisa bermasalah di kemudian hari.
Investigasi melibatkan data pribadi. Klaim, perjalanan dan catatan cuti seorang karyawan termasuk data pribadi menurut UU Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Batasi siapa yang bisa melihat berkasnya, dan gunakan hanya untuk keperluan investigasi.

Cara menindaklanjuti kasus yang dicurigai

Mulai dengan pertanyaan. Minta karyawan memeriksa baris tersebut, seperti untuk kekeliruan lainnya. Banyak tanda bahaya selesai di sini, cukup dengan koreksi.
Amankan buktinya. Ekspor klaim, gambar struk dan riwayat persetujuannya sebelum melangkah lebih jauh, agar tidak ada yang diubah atau dihapus selama Anda memeriksa.
Perluas rentang waktunya. Tinjau klaim karyawan tersebut selama 12 sampai 24 bulan dan bandingkan dengan rekan-rekan di posisi serupa. Apakah ini kejadian sekali, atau sebuah pola?
Libatkan HR sebelum pembicaraan formal apa pun, dan bagian hukum bila perlu. Sepakati apa yang ditunjukkan bukti, prosedur mana yang berlaku dan siapa saja yang akan hadir.
Pulihkan uangnya dan perbaiki kontrolnya. Sepakati cara pengembaliannya sesuai aturan ketenagakerjaan di perusahaan Anda, dan catat pemeriksaan mana yang gagal agar perbaikannya tepat menutup celah tersebut.

Tanda proses Anda masih meloloskan fraud reimbursement

Anda mungkin perlu meninjau proses Anda jika salah satu hal ini terdengar familier:

Approver melihat total, bukan struk di baliknya.
Tidak ada yang membandingkan nominal yang diketik dengan nominal di struk.
Klaim yang sedikit di bawah ambang wajib struk sering muncul, dan tidak ada yang menghitungnya.
Pengeluaran kartu korporat dan reimbursement ditinjau secara terpisah.
Klaim direksi disetujui oleh bawahannya sendiri, atau tidak ditinjau sama sekali.
Peringatan bisa diabaikan tanpa alasan.
Belum pernah ada yang melihat klaim satu karyawan selama setahun dalam satu tampilan.

Sebagian besar fraud reimbursement tidak tersembunyi di dalam sebuah klaim. Ia tersembunyi dalam kenyataan bahwa tidak ada yang membaca dua klaim secara berdampingan.

Cara mencegah fraud reimbursement

Letakkan struk di samping angkanya. Approver harus melihat gambar struk di samping setiap nominal yang diklaim, dan keduanya dibandingkan sebelum persetujuan, bukan saat audit.
Periksa klaim yang dipecah, bukan hanya ambang batasnya. Klaim dari karyawan yang sama, di merchant yang sama, pada hari yang sama atau berurutan harus ditinjau sebagai satu klaim.
Minta konteks di tempat fraud biasa bersembunyi. Peserta dan tujuan untuk klaim makan, tanggal dan tujuan perjalanan untuk klaim perjalanan dinas dan e-receipt asli, bukan screenshot.
Tinjau pengeluaran kartu korporat dan reimbursement bersama-sama, dalam satu tampilan per karyawan, agar makan malam yang sama tidak muncul di keduanya.
Bandingkan setiap orang dengan dirinya sendiri dan rekan-rekannya. Setiap bulan, lihat klaim setiap karyawan dibandingkan dengan riwayatnya sendiri dan jabatannya.
Pisahkan yang mengajukan dari yang menyetujui. Tidak ada yang menyetujui klaimnya sendiri, dan klaim direksi disetujui oleh direktur lain atau direktur keuangan, bukan oleh bawahannya. Tuliskan aturan ini di matriks persetujuan Anda.
Buat setiap pengabaian peringatan butuh satu kalimat. Wajibkan alasan tertulis, simpan di klaimnya dan tinjau override per approver setiap bulan.
Beri tahu karyawan bahwa pemeriksaan ini ada. Banyak fraud reimbursement berawal dari pemeriksaan yang tidak pernah dijalankan. Jika karyawan tahu setiap struk dibaca dan dibandingkan, hanya sedikit yang akan mencoba.

Bagaimana Procapy membantu

Capy Expense memeriksa setiap klaim begitu masuk, sehingga approver sudah melihat pertanyaannya sebelum menyetujui. ProcAI membaca merchant, tanggal, nominal, mata uang dan pajak dari gambar struk, lalu membandingkan masing-masing dengan yang diketik karyawan, sehingga struk 180 ribu yang diklaim 810 ribu langsung ditandai pada barisnya. Struk duplikat tertangkap lintas karyawan, laporan dan data kartu. Klaim jamuan wajib mencantumkan peserta dan tujuannya, dengan batas per orang, dan klaim perjalanan diperiksa terhadap tanggal dan tujuan perjalanan pada pengajuannya.

Lintas klaim, ProcAI mencari klaim yang dipecah agar tetap di bawah ambang batas, jumlah bulat yang berulang, merchant yang sama pada hari-hari berurutan, pengeluaran di akhir pekan dan di luar jam kerja serta frekuensi yang menyimpang dari riwayat karyawan itu sendiri. Klaim yang ditandai ditahan di antrean pengecualian, terpisah dari persetujuan massal, sehingga tidak bisa diloloskan begitu saja bersama yang lain. Tanda tersebut hanya bisa di-override dengan justifikasi tertulis, yang disimpan pada klaim beserta nama orang yang melakukannya, dan tidak ada yang bisa menyetujui klaimnya sendiri.

Sebagian besar tim sudah berjalan dalam waktu kurang dari dua minggu. Jadwalkan sesi demo, bawa klaim pengeluaran selama satu bulan, dan kami akan menjalankannya melalui pemeriksaan duplikat, ketidaksesuaian dan kebijakan secara langsung. Halaman fraud dan risiko menunjukkan pemeriksaan yang juga berjalan pada invoice vendor.

Kembali ke blog