Cara mengelola biaya perjalanan dinas, dari pengajuan sampai penyelesaian

Pada suatu Senin di bulan September, seorang service engineer dari dealer alat berat di Jakarta terbang ke Balikpapan untuk memperbaiki hauler di lokasi tambang milik pelanggan. Perjalanannya direncanakan lima hari. Sang engineer membawa SPPD yang ditandatangani service manager, uang muka Rp4.000.000 untuk sewa mobil dan BBM, tiket pesawat yang dipesan admin cabang lewat travel agent perusahaan dan hotel yang dibayar dengan kartu kredit perusahaan. Suku cadang pengganti datang terlambat, dan perjalanannya molor menjadi tujuh hari.

Tiga minggu setelah sang engineer kembali, tim keuangan masih belum bisa menyebutkan berapa biaya perjalanan itu. Tiket pesawat ada di invoice bulanan travel agent di AP, hotel ada di tagihan kartu, sewa mobil ada di penyelesaian uang muka, sedangkan uang harian dan makan malam dengan pelanggan ada di klaim. HR menghitung uang harian dari lima hari di SPPD, sang engineer mengklaim tujuh hari, dan uang mukanya masih terbuka selama selisih itu dibahas. Pelanggan, yang kontrak servisnya membolehkan perusahaan menagihkan kembali biaya transportasi dan akomodasi sesuai biaya aktual, baru ditagih sekitar seperempatnya.

Perjalanan dinas adalah satu-satunya pengeluaran yang melewati semua jalur pembayaran sekaligus. Panduan ini membahas komponen biaya perjalanan, alur perjalanan dari pengajuan sampai penyelesaian, contoh seminggu di Balikpapan tadi, penyebab biaya perjalanan sering kacau dan cara memberi setiap perjalanan satu catatan.

Apa saja yang termasuk biaya perjalanan dinas?

Biaya perjalanan dinas (business travel expenses) adalah semua biaya untuk mengirim karyawan ke suatu tempat demi pekerjaan. Biasanya terbagi menjadi empat kelompok:

• Transportasi: tiket pesawat, kereta, kapal, sewa mobil, BBM dan tol, atau penggantian jarak tempuh (mileage) untuk kendaraan pribadi karyawan.
• Akomodasi: hotel atau mes, biasanya dengan batas per kota dan jenjang.
• Uang harian (per diem): nominal tetap per hari untuk makan dan keperluan kecil, dibayar berdasarkan aturan, bukan struk.
• Biaya di lokasi: transportasi lokal, parkir, kelebihan bagasi, visa dan jamuan pelanggan.

Yang membuat perjalanan dinas rumit bukan salah satu biayanya. Masalahnya, satu perjalanan dibayar lewat empat jalur: perusahaan memesan sebagian lewat travel agent dan membayar invoice-nya lewat AP, karyawan membayar sebagian dengan kartu perusahaan, sebagian dari uang muka dan sebagian dari kantong sendiri. Pengelolaan biaya perjalanan (travel and expense management) menjadikan perjalanan sebagai satuannya, sehingga setiap biaya itu disetujui, dicatat dan diselesaikan terhadap perjalanan yang sama, siapa pun yang membayarnya.

Alur perjalanan dinas yang seharusnya, langkah demi langkah

1. Ajukan dan setujui sebelum berangkat. Tujuan, lokasi, tanggal, perkiraan biaya serta cost centre, proyek atau pelanggan yang menanggungnya, disetujui oleh pemilik anggarannya.
2. Pesan lewat jalur yang disepakati. Tiket dan hotel lewat travel agent atau kartu perusahaan, sesuai kelas dan batas hotel dalam kebijakan Anda.
3. Beri uang muka hanya untuk bagian tunai. Uang muka menutup apa yang harus dibayar tunai di lokasi, bukan apa yang sudah dipesan perusahaan.
4. Catat biaya saat terjadi. Struk difoto saat dibayar dan ditandai ke perjalanannya, bukan dikumpulkan dalam amplop.
5. Perbarui pengajuan saat perjalanan berubah. Tambahan dua hari adalah perubahan atas perjalanan yang sudah disetujui, jadi tanggalnya diubah dan disetujui ulang.
6. Klaim dalam beberapa hari setelah kembali. Uang harian dihitung dari tanggal perjalanan yang sebenarnya, transaksi kartu dilengkapi struknya dan uang muka diselesaikan terhadap klaim.
7. Tutup dan tagihkan kembali. Sisa uang muka dibayarkan atau ditarik kembali, dan biaya milik proyek atau pelanggan dikodekan ke sana agar bisa ditagihkan kembali.

Contoh kasus: satu perjalanan, empat jalur pembayaran

Berikut biaya tujuh hari di Balikpapan tadi, dan di mana setiap biaya dicatat:

Biaya	Dibayar lewat	Rp ribu
Tiket pesawat	Travel agent	4.860
Hotel, 6 malam	Kartu perusahaan	5.340
Sewa mobil dan BBM	Uang muka	2.950
Transportasi lokal dan parkir	Uang muka	640
Uang harian, 7 hari	Klaim	2.100
Makan malam dengan pelanggan	Klaim	1.280
Total		17.170

Perjalanan itu menelan Rp17.170.000, tercatat di empat tempat. Begitu disandingkan, dua masalah terlihat:

• Uang harian, selisih Rp700.000. Dengan tarif Rp350.000 per hari dan setengahnya untuk dua hari perjalanan (hanya contoh), tujuh hari menjadi Rp2.100.000. HR memakai lima hari dari SPPD dan mendapat Rp1.400.000. Tidak ada yang mengubah SPPD saat perjalanannya diperpanjang, sehingga kedua angka sama-sama bisa dibela, dan uang mukanya tetap terbuka selama perdebatan berlangsung.
• Penagihan kembali, kurang Rp10.200.000. Kontrak servis membolehkan perusahaan menagihkan kembali biaya transportasi dan akomodasi sesuai biaya aktual: tiket pesawat, hotel, sewa mobil, BBM dan transportasi lokal, Rp13.790.000. Sang engineer menandai penyelesaian uang muka ke kontrak pelanggan, sehingga Rp3.590.000 tertagih. Tiket pesawat dan hotel, Rp10.200.000, dikodekan ke biaya perjalanan umum di AP dan di kartu, dan tidak pernah masuk ke invoice pelanggan.

Setiap jalur pembayaran ditangani dengan benar oleh pemiliknya masing-masing. Tidak ada yang memiliki perjalanannya.

Mengapa biaya perjalanan dinas sering kacau

• Perjalanan disetujui lewat klaimnya. Manajer baru melihat perjalanannya saat struk datang, setelah uangnya terpakai.
• Pengajuan tidak diperbarui saat perjalanan berubah. Tambahan hari, tujuan yang berganti atau persinggahan tambahan hanya ada di pesan chat, bukan di pengajuan yang disetujui.
• Tidak ada yang mengikat biaya ke perjalanannya. Invoice travel agent, transaksi kartu, uang muka dan klaim dikodekan sendiri-sendiri, sehingga tidak ada yang bisa melihat total biaya perjalanan.
• Uang harian dihitung manual. Hari parsial, makan yang sudah disediakan hotel atau pelanggan, dan perjalanan yang berubah durasinya ditangani berbeda setiap kali.
• Uang muka mencakup yang sudah dibayar perusahaan. Uang muka yang dihitung termasuk hotel, padahal hanya biaya tunai yang perlu, membuat uang mengendap di karyawan selama berminggu-minggu.
• Perjalanan yang bisa ditagihkan dikodekan sebagai biaya umum. Biaya yang seharusnya ditanggung pelanggan atau proyek tertinggal di overhead, dan margin terlihat lebih buruk dari kenyataannya.
• Klaim datang berminggu-minggu kemudian. Saat itu struk thermal sudah pudar, dan tidak ada yang ingat makan malam mana yang bersama pelanggan mana.

Perjalanan dinas di Indonesia

• SPPD adalah pengajuan perjalanannya. Banyak perusahaan menerbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) atau surat tugas sebelum perjalanan. Jadikan dokumen itu pengajuannya: tujuan, lokasi, tanggal, perkiraan biaya serta cost centre atau pelanggan, dan ubah saat perjalanan berubah, jangan biarkan tanggal awalnya tetap.
• Uang harian dan PPh 21. Apakah uang harian dihitung sebagai penghasilan karyawan untuk PPh 21 bergantung pada cara menetapkan dan membayarnya. Tuliskan tarif dan aturan hari parsialnya dalam kebijakan, terapkan dengan cara yang sama setiap kali dan konfirmasikan perlakuannya dengan konsultan pajak Anda.
• Dokumen pajak untuk perjalanan. Jika Anda mengkreditkan PPN masukan atas biaya perjalanan, misalnya biaya layanan travel agent, faktur pajaknya harus atas nama dan NPWP perusahaan, yang lebih mudah jika perusahaan yang memesan daripada jika karyawan membayar lalu mengklaim. Kamar hotel umumnya dikenai pajak hotel daerah, bukan PPN, jadi periksa dengan konsultan pajak Anda apa saja yang bisa dikreditkan.
• Perjalanan panjang ke lokasi dan luar Jawa. Perjalanan ke tambang, perkebunan dan lokasi proyek di Kalimantan, Sulawesi atau Papua sering berlangsung lama, dan sebagian biaya hanya bisa dibayar tunai. Sesuaikan uang muka dengan bagian tunainya dan selesaikan dalam beberapa hari setelah karyawan kembali.
• Penagihan kembali ke pelanggan dan proyek. Kontrak servis dan proyek sering membolehkan biaya perjalanan ditagihkan kembali sesuai biaya aktual. Tandai perjalanan ke proyek atau pelanggannya sejak diajukan, sehingga setiap biaya membawa tanda itu, lewat jalur pembayaran mana pun.

Tanda pengelolaan perjalanan dinas Anda perlu dibenahi

Kemungkinan besar cara Anda mengelola perjalanan dinas perlu ditinjau jika beberapa hal ini terdengar familier:

• Perjalanan disetujui saat klaim datang, bukan sebelum berangkat.
• Tidak ada yang bisa menyebutkan biaya perjalanan bulan lalu sebelum tutup buku selesai.
• SPPD masih mencantumkan tanggal awal setelah perjalanannya diperpanjang.
• Uang muka mencakup biaya hotel yang sudah dibayar perusahaan.
• HR dan tim keuangan menghitung uang harian yang berbeda untuk perjalanan yang sama.
• Perjalanan untuk pelanggan dikodekan sebagai biaya perjalanan umum.
• Klaim datang berminggu-minggu setelah perjalanan, dengan struk yang sudah pudar.

Satu perjalanan adalah satu pengeluaran yang dibayar lewat empat jalur. Beri ia satu catatan, dan keempatnya akan cocok.

Cara menyiapkan pengelolaan biaya perjalanan

1. Tuliskan aturan perjalanan dalam kebijakan. Siapa yang menyetujui perjalanan, kelas perjalanan, batas hotel per kota dan jenjang, tarif uang harian beserta aturan hari parsial dan potongan makan, serta apa yang dipesan langsung oleh perusahaan. Semuanya masuk ke kebijakan pengeluaran Anda.
2. Setujui setiap perjalanan sebelum dimulai. Satu pengajuan per perjalanan, dengan tujuan, tanggal, lokasi, perkiraan biaya serta cost centre, proyek atau pelanggannya.
3. Pesan secara terpusat jika memungkinkan. Lewat travel agent atau kartu perusahaan, sehingga pemesanan dan dokumen pajaknya datang ke perusahaan.
4. Beri uang muka hanya untuk biaya tunai. Hitung uang muka dari apa yang akan dibayar tunai di lokasi, bukan dari total biaya perjalanan.
5. Tandai setiap biaya ke perjalanannya. Invoice travel agent, transaksi kartu, penyelesaian uang muka dan klaim masing-masing membawa perjalanannya dan, jika relevan, pelanggan atau proyeknya.
6. Hitung uang harian dari tanggal sebenarnya. Berdasarkan aturan, dengan hari parsial dan potongan makan yang sudah disediakan, sehingga HR, tim keuangan dan karyawan mendapat angka yang sama.
7. Tutup setiap perjalanan dalam seminggu setelah kembali. Klaim sudah diajukan, uang muka sudah diselesaikan dan biaya yang bisa ditagihkan sudah ditagihkan, sebelum perjalanan berikutnya dimulai.

---

Bagaimana Procapy membantu

Di Capy Expense, ProcAI membaca setiap struk saat difoto atau diteruskan, lalu mengusulkan kategori, cost centre, proyek, klien dan perjalanannya, kemudian melampirkan baris itu ke laporan pengeluaran atau uang muka yang tepat. Struk dalam mata uang asing dikonversi dengan kurs hari itu, dan kedua nominalnya disimpan. Tarif uang harian berdasarkan negara, kota dan grade diterapkan dari tanggal perjalanan, sementara hari parsial dan potongan untuk makan yang sudah disediakan ditangani oleh aturan, dan mileage cukup diisi jarak dan jenis kendaraan untuk menghasilkan nominalnya. Karyawan memasukkan perjalanannya, bukan hitungannya.

Uang muka diajukan, disetujui dan dibayar dalam alur yang sama, lalu diselesaikan terhadap klaim yang menyusul. Transaksi kartu perusahaan dicocokkan dengan struk saat struk difoto, sehingga pengeluaran dari uang pribadi, uang muka dan kartu seorang karyawan ada dalam riwayat klaim yang sama. Sebelum laporan bisa diajukan, setiap baris diperiksa terhadap kebijakan pengeluaran Anda, dan klaim perjalanan diperiksa terhadap tanggal dan tujuan perjalanan pada pengajuan. Manajer menyetujui dari ponsel dengan struk terlihat, dan laporan yang disetujui dibayar dalam satu batch reimbursement dengan uang muka yang masih terbuka diperhitungkan, lalu diposting ke Dynamics, SAP, Xero, QuickBooks atau ABSS lengkap dengan setiap struk dan persetujuannya.

Halaman pengalaman karyawan membahas alur klaim dari sisi karyawan. Jadwalkan sesi demo 30 menit, bawa kebijakan perjalanan dinas dan aturan uang harian Anda, dan kami akan mengonfigurasi alur klaim pertama secara langsung.