Cara menyelesaikan uang muka (kasbon) karyawan agar tidak menggantung berbulan-bulan

Pada bulan Januari, seorang pengawas lapangan menerima Rp15 juta untuk kunjungan lima hari ke proyek di Balikpapan. Sekarang sudah bulan Maret. Struk-struknya ada di sebuah amplop entah di mana di kantor proyek, neraca saldo masih menunjukkan Rp15 juta di akun “uang muka karyawan”, dan tidak ada yang tahu pasti apakah pengawas itu masih berutang kepada perusahaan atau justru sebaliknya.

Kalikan dengan semua karyawan yang bepergian untuk urusan kantor, dan saldo akun uang muka karyawan bertambah sedikit setiap bulan, sementara setiap tutup buku ada orang di tim keuangan yang sibuk mengirim pesan yang diawali dengan “mau menanyakan uang muka yang dari bulan…”.

Uang muka mudah dicairkan, tetapi sering kali sulit ditutup. Penyelesaian uang muka (cash advance settlement), yang di banyak kantor disebut pertanggungjawaban uang muka, adalah langkah yang menutupnya: karyawan melaporkan apa yang sudah dibelanjakan, perusahaan memeriksanya, lalu selisihnya dikembalikan ke salah satu pihak. Panduan ini membahas bagaimana uang muka seharusnya berjalan, contoh perhitungan beserta jurnalnya, dan aturan agar uang muka diselesaikan tepat waktu.

Apa itu uang muka karyawan?

Uang muka karyawan (employee cash advance) adalah dana yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan sebelum karyawan membelanjakannya untuk keperluan perusahaan: kunjungan lapangan, pameran dagang, acara klien, atau proyek yang banyak memakai uang tunai. Dalam percakapan sehari-hari, uang muka ini sering disebut kasbon.

Yang penting dipahami justru apa yang bukan uang muka. Saat uang muka dibayarkan, belum ada yang dibelanjakan. Sampai dipertanggungjawabkan, uang muka adalah piutang: jumlah yang masih terutang oleh karyawan kepada perusahaan, entah dalam bentuk struk atas pengeluaran yang disetujui atau dalam bentuk uang tunai.

Uang muka juga perlu dibedakan dari beberapa hal yang tampak mirip (panduan manajemen pengeluaran membahas gambaran besarnya):

• Reimbursement: karyawan membayar lebih dulu lalu mengajukan penggantian. Uang muka adalah kebalikannya: perusahaan membayar lebih dulu dan karyawan mempertanggungjawabkannya setelahnya.
• Uang harian atau tunjangan (per diem): jumlah harian tetap yang ditentukan oleh kebijakan, tanpa perlu didukung struk. Jika perjalanan mencakup uang harian, pisahkan dari uang muka, agar jelas dana mana yang harus didukung struk.
• Pinjaman atau kasbon gaji: gaji yang dibayarkan lebih awal untuk keperluan pribadi. Ini adalah pinjaman kepada karyawan yang ditangani lewat penggajian, bukan pengeluaran.
• Uang muka pembelian: uang muka (DP) kepada vendor atas sebuah purchase order, yang masuk ke ranah utang usaha (AP).

Alur uang muka, dari pengajuan sampai penyelesaian

1. Pengajuan. Karyawan mengajukan nominal tertentu untuk keperluan tertentu, lengkap dengan tanggal, perkiraan biaya, dan cost centre atau proyeknya.
2. Persetujuan. Pengajuan melewati matriks persetujuan yang sama dengan klaim pengeluaran bernilai setara, karena uang muka juga mengikat uang perusahaan, sama seperti klaim.
3. Pembayaran. Tim keuangan mentransfer dana ke rekening bank milik karyawan sendiri yang sudah terverifikasi, dan mencatatnya sebagai piutang, bukan sebagai beban.
4. Belanja dan pencatatan. Karyawan membelanjakan dana untuk keperluan yang disetujui dan mencatat setiap struk saat itu juga, bukan mengumpulkannya di dalam amplop.
5. Penyelesaian. Setelah perjalanan atau acara selesai, karyawan mengajukan laporan pengeluaran atas uang muka tersebut. Setiap baris diperiksa terhadap kebijakan dan disetujui seperti klaim lainnya.
6. Penutupan selisih. Jika yang dibelanjakan lebih kecil dari uang muka, karyawan mengembalikan sisanya. Jika lebih besar, perusahaan membayar selisihnya. Apa pun hasilnya, uang muka ditutup dan ditautkan ke laporan yang menyelesaikannya.

Langkah satu sampai tiga biasanya berjalan lancar, karena karyawan menunggu dananya. Langkah empat sampai enam adalah tempat uang muka tersendat, karena pada titik itu tidak ada lagi yang sedang menunggu apa pun.

Contoh perhitungan

Kembali ke Balikpapan. Pengawas lapangan tadi menerima uang muka Rp15.000.000 untuk kunjungan lima hari, dan setelah perjalanan mengajukan laporan berikut:

Baris pengeluaran	Diajukan	Disetujui
Tiket pesawat pulang-pergi	Rp4.850.000	Rp4.850.000
Hotel, 4 malam	Rp3.800.000	Rp3.800.000
Transportasi lokal	Rp1.275.000	Rp1.275.000
Makan	Rp2.140.000	Rp1.720.000
Perlengkapan proyek	Rp1.560.000	Rp1.560.000
Total	Rp13.625.000	Rp13.205.000

Baris makan disetujui Rp1.720.000, bukan Rp2.140.000, karena satu makan malam senilai Rp420.000 tidak ada struknya dan nilainya di atas ambang wajib struk perusahaan. Uang mukanya Rp15.000.000 dan pengeluaran yang disetujui Rp13.205.000, sehingga pengawas lapangan itu harus mengembalikan Rp1.795.000 kepada perusahaan.

Di pembukuan, pencatatannya seperti ini:

• Saat uang muka dibayarkan: debit uang muka karyawan Rp15.000.000, kredit bank Rp15.000.000. Belum ada beban.
• Saat laporan disetujui dan sisanya dikembalikan: debit akun-akun beban Rp13.205.000 (per kategori dan cost centre), debit bank Rp1.795.000, dan kredit uang muka karyawan Rp15.000.000. Saldo uang muka kembali nol.

Seandainya pengeluaran yang disetujui Rp16.400.000, justru perusahaan yang membayar Rp1.400.000 kepada pengawas lapangan itu: debit beban Rp16.400.000, kredit uang muka karyawan Rp15.000.000 dan kredit bank Rp1.400.000.

Sekarang perhatikan apa yang terjadi jika laporannya tidak pernah masuk. Biayanya terjadi di bulan Januari, tetapi baru tercatat di pembukuan saat seseorang menyelesaikan uang mukanya. Sampai saat itu, beban bulan Januari tercatat terlalu rendah Rp13,2 juta, dan neraca memuat piutang Rp15 juta yang belum tentu pernah tertagih. Setiap uang muka yang dibiarkan terbuka melewati tutup buku menimbulkan efek yang sama dalam skala lebih kecil.

Mengapa uang muka dibiarkan terbuka

• Tidak ada tenggat. “Diselesaikan setelah perjalanan” bukanlah tanggal, sehingga tidak pernah benar-benar tiba.
• Struk baru dikumpulkan di akhir. Struk thermal memudar, struk kecil hilang, dan amplop berisi tiga puluh struk mudah sekali ditunda seminggu lagi.
• Uang muka dan penyelesaiannya tercatat di tempat yang berbeda. Pengajuannya lewat formulir atau pesan WhatsApp, pembayarannya lewat transfer bank, struknya di spreadsheet. Mencocokkan semuanya belakangan menjadi pekerjaan detektif.
• Uang muka baru dicairkan saat yang lama masih terbuka. Uang muka kedua menutup yang pertama, saldonya terus bergulir, dan uang muka diam-diam berubah menjadi dana tetap yang tidak pernah kembali.
• Uang muka langsung dicatat sebagai beban. Jika tidak pernah muncul sebagai piutang, tidak ada apa pun di buku besar yang menunjukkan ada orang yang masih berutang kepada perusahaan, sehingga tidak ada yang menagihnya.
• Meminta uang kembali terasa canggung. Tidak ada orang di tim keuangan yang senang menagih Rp1,8 juta kepada rekan kerja, sehingga saldonya menunggu sampai orang itu mengundurkan diri. Lalu saldonya dipotong dari pembayaran terakhirnya, atau dihapusbukukan.

Tujuh aturan agar uang muka benar-benar diselesaikan

1. Berikan uang muka hanya untuk biaya yang tidak bisa dibayar dengan cara lain

Jika perusahaan bisa memesan tiket dan hotel secara langsung, atau karyawan memegang kartu korporat, tidak perlu menyerahkan uang tunai untuk biaya tersebut. Gunakan uang muka untuk biaya yang memang membutuhkan uang tunai: transportasi lokal, makan dan pembelian kecil di lokasi.

2. Dasarkan nominalnya pada perkiraan

Minta rinciannya: sekian malam dengan tarif sekian, transportasi, makan, perlengkapan. Uang muka “Rp20 juta, untuk jaga-jaga” adalah saldo yang akan Anda tagih berbulan-bulan.

3. Tetapkan tenggat penyelesaian

Hitung sejak perjalanan atau acara berakhir, misalnya lima atau sepuluh hari kerja, dan cantumkan tenggatnya pada uang muka itu sendiri agar karyawan melihatnya saat dana diterima.

4. Satu uang muka terbuka dalam satu waktu

Tidak ada uang muka baru selama uang muka sebelumnya sudah melewati tenggat. Aturan ini saja sudah mencegah sebagian besar uang muka berubah menjadi dana tetap. Pengecualian yang memang wajar, seperti karyawan di proyek jangka panjang, sebaiknya disetujui secara khusus untuk orang tersebut dan ditinjau.

5. Selesaikan terhadap uang mukanya, dan periksa seperti klaim lainnya

Laporan pengeluaran harus merujuk ke uang muka yang diselesaikannya, sehingga keduanya selalu tertaut; penyelesaian yang masuk sebagai klaim biasa adalah cara biaya yang sama diganti sekaligus dipakai untuk menyelesaikan uang muka. Selain itu, uang muka yang disetujui bukan berarti persetujuan atas apa pun yang dibelanjakan dengannya: setiap baris tetap membutuhkan struk, kategori dan pemeriksaan kebijakan.

6. Sepakati sejak awal cara pengembalian selisih

Tuliskan bagaimana karyawan mengembalikan sisa dana yang tidak terpakai (misalnya lewat transfer bank dalam beberapa hari) dan seberapa cepat perusahaan membayar jika pengeluarannya lebih besar, agar tidak perlu dinegosiasikan belakangan.

7. Tinjau uang muka yang masih terbuka setiap tutup buku

Daftar uang muka terbuka per karyawan, nominal dan umurnya, dengan yang sudah lewat tenggat di urutan teratas, perlu menjadi bagian dari daftar periksa tutup buku Anda. Daftar ini menunjukkan biaya mana yang belum tercatat di bulan itu dan siapa yang perlu diingatkan.

Uang muka bukanlah beban. Uang muka adalah uang perusahaan yang masih terutang sampai seseorang menunjukkan ke mana perginya.

Catatan untuk perusahaan di Indonesia

Dalam bahasa Indonesia, uang muka juga berarti DP kepada vendor, dan kasbon kadang dipakai untuk pinjaman gaji. Pisahkan akun buku besar untuk uang muka karyawan, uang muka pembelian dan pinjaman karyawan, agar setiap saldo hanya berarti satu hal.

Dari sisi pajak, uang muka itu sendiri bukanlah biaya. Pengeluaran yang dibiayainya membutuhkan bukti yang sama dengan pengeluaran usaha lainnya, dan untuk mengkreditkan PPN masukan dibutuhkan faktur pajak yang lengkap dan benar, sesuatu yang tidak dimiliki sebagian besar struk kecil. Jika sebagian dari yang Anda bayarkan sebenarnya adalah tunjangan tetap yang menjadi milik karyawan, terpakai atau tidak, perlakuan pajaknya bisa berbeda dari penggantian biaya. Jadi pisahkan tunjangan dari uang muka, dan pastikan perlakuannya dengan konsultan pajak Anda.

Peraturan ketenagakerjaan di Indonesia juga membatasi pemotongan upah. Jika kebijakan Anda menagih uang muka yang tidak diselesaikan lewat potongan gaji, mintalah persetujuan tertulis dari karyawan sebelum uang muka dibayarkan, dan tinjau rumusannya bersama tim HR dan penasihat hukum Anda.

Tanda proses uang muka Anda perlu diperbaiki

• Saldo akun uang muka karyawan di neraca saldo Anda hanya pernah bertambah.
• Tidak ada yang bisa menyebutkan, tanpa membuka spreadsheet, siapa saja yang memegang uang muka terbuka hari ini dan sejak kapan.
• Uang muka diselesaikan dengan sekantong struk di akhir bulan, atau saat auditor bertanya.
• Saldo yang terutang kepada perusahaan baru tertagih ketika seseorang mengundurkan diri.
• Mencari penyelesaian atas uang muka dari tahun lalu memakan waktu seminggu.

Cara membereskan uang muka yang masih terbuka

1. Tarik semua uang muka yang masih terbuka dari akun uang muka karyawan, lengkap dengan nama karyawan, nominal, tanggal pembayaran dan tujuannya, lalu urutkan berdasarkan umurnya.
2. Selesaikan yang paling lama lebih dulu. Minta struknya, sepakati cara pengembalian dana yang tidak terpakai, dan bawa apa pun yang tidak bisa didukung bukti kepada orang yang menyetujui uang muka tersebut.
3. Perlakukan penghapusbukuan sebagai keputusan. Uang muka yang tidak bisa ditagih sebaiknya dihapusbukukan dengan persetujuan dan alasan yang jelas, bukan dibiarkan di buku besar tanpa batas waktu.
4. Tuangkan tujuh aturan di atas ke dalam kebijakan pengeluaran Anda, dan umumkan tenggat penyelesaiannya sebelum uang muka berikutnya dicairkan.

---

Bagaimana Procapy membantu

Di Capy Expense, uang muka berada dalam alur yang sama dengan pengeluaran lainnya. Karyawan mengajukannya di aplikasi Capy, ProcApprove mengarahkannya melalui matriks persetujuan yang sama dengan klaim mereka, dan tim keuangan membayarnya dalam batch reimbursement ke rekening bank karyawan yang terverifikasi.

Selama perjalanan, karyawan memotret struk saat itu juga. ProcAI membaca setiap struk, mengusulkan kategori, cost centre dan proyek, lalu mengaitkan barisnya ke uang muka terbuka yang tepat. Batas kebijakan, ambang wajib struk dan pemeriksaan duplikat berjalan sebelum laporan bisa diajukan, sehingga penyelesaian yang sampai ke approver sudah lengkap, dan Proca Agent bisa menagih struk yang belum masuk sesuai jadwal yang Anda tetapkan.

Saat laporan disetujui, Procapy memperhitungkan uang muka terhadap nominal yang disetujui dan hanya membayar atau menagih selisihnya, dengan uang muka dan laporannya saling tertaut. Jurnalnya ter-posting ke Dynamics, SAP, Xero, QuickBooks atau ABSS dengan struk dan persetujuan terlampir. Karyawan melihat uang mukanya sendiri beserta posisinya saat ini, tim keuangan melihat semuanya, dan auditor bisa diberi akses baca sendiri.

Kebanyakan tim sudah berjalan dalam waktu kurang dari dua minggu. Jadwalkan sesi demo 30 menit, bawa kebijakan pengeluaran dan uang muka Anda, dan kami akan menunjukkan perjalanan sebuah uang muka dari pengajuan sampai penyelesaian.